Stellenangebot: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Organisation & technische Projektunterstützung bei ARE Ausbau GmbH

Ihre Rolle bei uns

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit, die den Geschäftsführer im Tagesgeschäft zuverlässig entlastet und gleichzeitig als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Verwaltung, Bauleitung, technischen Bereichen, Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern agiert.

Die Position geht dabei bewusst über eine klassische Assistenzfunktion hinaus. Neben Organisation, Kommunikation und Terminmanagement wünschen wir uns technisches Verständnis und Interesse an den Abläufen eines modernen Handwerks- und Bauunternehmens.

Ideal ist die Position daher für jemanden, der kaufmännische Organisation mit technischem Verständnis verbinden kann und gerne Verantwortung übernimmt.

Ihre Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts des Geschäftsführers
• Terminplanung, Terminüberwachung und Wiedervorlagen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Gesprächsnotizen, Protokollen und Aufgabenlisten
• Nachhalten von Entscheidungen, Fristen und offenen Vorgängen
• Vorbereitung von Unterlagen und Informationen zur Entscheidungsfindung
• Organisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Geschäftsterminen

Kommunikation & Korrespondenz

• Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails und Korrespondenz
• Vorbereitung und teilweise eigenständige Erstellung geschäftlicher Schreiben
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Nachunternehmern, Planern und öffentlichen Auftraggebern
• Telefonische und schriftliche Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung und Fachbereichen

Technische und projektbezogene Unterstützung

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der organisatorischen Begleitung von Bau- und Handwerksprojekten
• Zusammenstellung und Aufbereitung technischer Projektunterlagen
• Unterstützung bei Angeboten, Leistungsverzeichnissen, Nachträgen und Ausschreibungen
• Einholen und Nachhalten von Angeboten und Informationen bei Lieferanten und Nachunternehmern
• Unterstützung bei Dokumentationen, Abnahmen und projektbezogenem Schriftverkehr
• Überblick über Projektstände, offene Punkte, Fristen und erforderliche Entscheidungen
• Koordination zwischen Büro, Bauleitung und gewerblichen Mitarbeitern

Dabei geht es nicht darum, selbst Heizungsanlagen auszulegen oder Bauleistungen zu kalkulieren. Die Assistenz sollte technische Zusammenhänge aber so weit verstehen, dass sie Vorgänge einordnen, Informationen beschaffen und die Geschäftsführung wirksam entlasten kann.

Organisation & Digitalisierung

• Strukturierung und Pflege digitaler Projekt- und Geschäftsunterlagen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Büro- und Verwaltungsprozesse
• Nutzung und Pflege digitaler Arbeitsabläufe
• Unterstützung bei der Einführung bzw. Optimierung neuer Softwarelösungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams
• Unterstützung bei Dokumentenmanagement und digitaler Ablage

Ihr Profil

Idealerweise bringen Sie mit:

• abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung
• Berufserfahrung im Assistenz-, Projekt- oder kaufmännischen Bereich
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• gutes technisches Verständnis
• Interesse an Bau, Handwerk und Haustechnik
• sicheren Umgang mit moderner Bürosoftware
• gute Kenntnisse in Microsoft Office / Microsoft 365
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• souveränes und freundliches Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und Vorgänge konsequent nachzuhalten

Besonders interessant wären Erfahrungen aus

• SHK / HLS / Haustechnik
• Bauunternehmen
• Elektrohandwerk
• Tiefbau
• Gebäudetechnik
• technischem Großhandel
• Ingenieur- oder Planungsbüro
• Hausverwaltung / Facility Management

Eine technische Ausbildung ist keine zwingende Voraussetzung. Entscheidend ist, dass die Person keine Berührungsängste mit technischen Themen hat und sich schnell in neue Sachverhalte einarbeiten kann.

Was die Person auszeichnen sollte

Wir suchen ausdrücklich jemanden, der mitdenkt und nicht nur Aufgaben abarbeitet.

Die ideale Assistenz erkennt selbstständig:

• Welche Vorgänge dringend sind
• Wo eine Rückmeldung fehlt
• Welche Frist abläuft
• Bei welchem Projekt eine Entscheidung erforderlich ist
• Welche Unterlagen für einen Termin fehlen
• Was delegiert werden kann
• Und worüber die Geschäftsführung unmittelbar informiert werden muss

Sie sollte der Geschäftsführung im Alltag möglichst viel organisatorische Arbeit abnehmen und gleichzeitig dafür sorgen, dass wichtige Themen nicht liegen bleiben.

Unser Ziel für diese Position

Die Assistenz soll der Geschäftsführung den Rücken freihalten, damit diese sich stärker auf Unternehmensführung, Kunden, Projekte und strategische Entscheidungen konzentrieren kann.

Dafür erhält die Assistenz einen guten Überblick über die laufenden Themen des Unternehmens und entwickelt sich zu einer zentralen organisatorischen Schnittstelle der Geschäftsführung.