Stellenangebot: Executive Assistant (m/w/d) bei COBUS Adulo GmbH

Executive Assistant (m/w/d)

Geht nicht, gibt’s nicht! Diese Handlungsmaxime gilt nicht nur bei den Lösungen, die wir unseren Kunden anbieten, sondern auch bei unserem Miteinander. Bei COBUS ist der Umgang miteinander geprägt durch Freundlichkeit, Respekt und Fairness. Dabei stellt Vertrauen die Basis unseres Handelns und der Zusammenarbeit dar. Wir bei COBUS unterstützen uns gegenseitig und springen füreinander ein – wir verstehen uns als TEAM und nicht als Einzelkämpfer.

Deine Verantwortung

• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Überblick über aktuelle Themen, Prioritäten und Projekte
• Begleitung wichtiger interner und externer Termine, Dokumentation von Entscheidungen und Überführung offener Punkte in ein strukturiertes Aufgabenmanagement
• Selbstständige Nachverfolgung von Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen, damit Themen konsequent vorangebracht werden
• Vorbereitung von Gesprächen und Entscheidungen, strukturierte Aufbereitung von Informationen sowie Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Strukturierung von Gedanken, Ideen und strategischen Fragestellungen sowie Übersetzung in konkrete nächste Schritte
• Gezielter Einsatz von KI und digitalen Werkzeugen zur Informationsaufbereitung, Aufgabenorganisation und effizienten Zusammenarbeit
• Eigenständige Arbeitsweise und proaktives Handeln, ohne dass jeder nächste Schritt einzeln vorgegeben werden muss

Dein Rüstzeug

• Kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise Erfahrung im Assistenz-, Projekt- oder Managementumfeld
• Ausgesprochen strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu erfassen, Wesentliches herauszuarbeiten und verständlich aufzubereiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie eine hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen und KI
• Professionelles und verbindliches Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Eigeninitiative, konsequentes Nachhalten von Themen und die Bereitschaft, nachzufragen und die eigene Meinung einzubringen

Deine Perspektiven

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und direkter Einblick in operative und strategische Themen.
• Eine vielseitige Position mit deutlich mehr Gestaltungsspielraum als in einer klassischen Assistenzrolle.
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Flexible Arbeitszeiten mit ca. 20 Stunden pro Woche und mobilem Arbeiten.
• Je nach Anlass begleitest du die Geschäftsführung auch zu Unternehmensstandorten, Kunden oder Partnern.