Managementassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

Über uns

TIME to Care – bei TimePartner setzen wir uns seit über 30 Jahren dafür ein, Karrieren voranzubringen. Unsere Mission ist es, dich bestmöglich zu unterstützen, damit du deinen beruflichen Zielen näherkommst. Eine schnelle Rückmeldung liegt uns besonders am Herzen: Innerhalb von 24 Stunden erhältst du eine Antwort auf deine Bewerbung. Wir hören zu, verstehen deine Bedürfnisse und begleiten dich auf deinem Weg nach vorne – mit Leidenschaft und Empathie, weil uns deine Zukunft wichtig ist.

Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei vollen Kalendern den Überblick und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann erwartet dich in Erlangen eine vielseitige Position bei einem international tätigen Technologieunternehmen.

Als Managementassistenz unterstützt du das Management im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und Reisen, organisierst Workshops und bereitest wichtige Informationen professionell auf. Dabei bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen internen Fachbereichen, externen Ansprechpartnern und dem Management.

In dieser Position sorgst du mit deinem Organisationstalent, deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Blick fürs Detail für einen reibungslosen Management- und Büroalltag.

• Organisation und Koordination des täglichen Management- und Büroalltags
• Verantwortung für das Kalender- und Terminmanagement
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Management-Terminen
• Erstellung von Tagesordnungen und Protokollführung bei Meetings
• Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben und Maßnahmen
• Organisation von Workshops und Veranstaltungen inklusive Raum- und Locationbuchung
• Koordination von Catering, Arbeitsmaterialien und technischer Ausstattung
• Planung, Buchung und Koordination nationaler und internationaler Dienstreisen
• Abstimmung, Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Abwicklung von Bestellungen für Dienstleistungen, Hardware und projektbezogene Anforderungen
• Bedienung interner Bestell-, Service- und Verwaltungssysteme
• Koordination von Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses zwischen den beteiligten Fachbereichen
• Pflege der Papierablage sowie des elektronischen Archivs
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und statistischen Übersichten
• Anfertigung von Arbeitsanweisungen, Dokumentationen und organisatorischen Unterlagen
• Unterstützung bei der Einführung und Integration neuer Bürotechnik und digitaler Bürosysteme
• Betreuung organisatorischer Themen rund um Arbeitszeiten und Gleitzeit innerhalb des Fachbereichs

Das suchen wir

Du arbeitest vorausschauend, diskret und zuverlässig und verstehst es, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder in einem vergleichbaren Beruf
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder in der kaufmännischen Verwaltung
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung im Kalender- und Terminmanagement
• Kenntnisse in der Planung und Koordination von Dienstreisen
• Erfahrung in der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Organisationserfahrung im Bereich Meetings, Workshops oder Veranstaltungen
• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen
• Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren Bestell- und Servicetools sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein souveränes Auftreten
• Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

Das bieten wir

Dich erwartet eine verantwortungsvolle Assistenzposition mit abwechslungsreichen Aufgaben, engem Kontakt zum Management und einer langfristigen Perspektive in einem modernen Arbeitsumfeld.

• Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag ab 22,00€
• Langfristiger Einsatz bei einem international erfolgreichen Technologieunternehmen in Erlangen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit engem Kontakt zum Management
• Modernes und professionelles Arbeitsumfeld
• Strukturierte Einarbeitung in Systeme, Abläufe und Fachbereiche
• Vielseitige Aufgaben zwischen Organisation, Kommunikation und Administration
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Bis zu 30 Tage Urlaub
• Persönliche Betreuung durch dein TIMEPARTNER-Team
• Gute Chancen auf eine langfristige berufliche Perspektive