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Als Document Management Assistant weißt du, worauf es ankommt, und setzt die richtigen Prioritäten. Deine Kolleg:innen vertrauen auf deine Unterstützung im Tagesgeschäft. Als wichtiger Teil des Teams weißt du genau, was zu tun ist, damit es immer rund läuft und nichts Wichtiges liegen bleibt. Du genießt das Vertrauen aller und agierst als zuverlässige:r Teamplayer:in.

Documentation Management Assistant (m/w/d)

Dein Aufgabengebiet

• Organisation, Koordination und fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten und Berichten unter Nutzung der relevanten Systeme sowie Sicherstellung der Einhaltung der GxP-Konformität
• Steuerung des gesamten Dokumentationsprozesses von Erstellung bis zur finalen Freigabe (Approval), sowie Koordination aller Workflows und der technischen Umsetzung
• Monitoring sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Template-Landschaft durch Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen, Manuals und Best Practices
• Einführung neuer Mitarbeitende in die Prozesse des Documentation Managements sowie Fungieren als zentrale Ansprechperson für alle system- und prozessbezogenen Fragestellungen, insbesondere im Zusammenhang mit EDMS-for-Submission, der GxP-konformen Archivierung von Rohdaten sowie der Formatierung von Dokumenten
• Organisation und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung von Rohdaten gemäß GLP-, GCP- und non-GxP-Anforderungen
• Übernahme der Key-User-Funktion sowie den First-Level-Support für relevante Systeme und Koordinieren der Durchführung von IB QC Checks für die CPS-Funktionen
• Recherche von Publikationen und Referenzen sowie Beantragung und Verwaltung von Referenznummern für unterschiedliche Dokumententypen

Das bieten wir dir

• Betriebliche Altersvorsorge
• Sonderurlaub für wichtige private Anlässe, z. B. Hochzeit, Umzug, Geburt
• Vielfältige Weiterbildungsprogramme

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung oder eine Ausbildung zum medizinischen Dokumentar oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Dokumentation Management
• Gute Erfahrung in den relevanten Prozessen sowie im Umgang mit den entsprechenden Systemen innerhalb des Verantwortungsbereichs
• Erfahrung bei der Bearbeitung klinischer und nicht-klinischer Dokumente oder Dokumentteilen von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
• Teamplayer mit eigenverantwortlicher, proaktiver und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Fließend Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert
• Bereitschaft zur regelmäßigen Vor-Ort-Präsenz und zur engen Zusammenarbeit im Team

Unser Angebot ist wie für dich gemacht? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung - gern online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA67-71527-UL bei Frau Marlen Kopp. Wir matchen: dein Potenzial und unsere Möglichkeiten. Challenge accepted? Starten wir gemeinsam das nächste Level und entwickeln die Zukunft!