Stellenangebot: Office Manager (m/w/d) bei Hays Professional Solutions GmbH

Ihre Vorteile:

• Aussicht auf Folgeprojekte
• Eine übertarifliche Bezahlung
• Flexible Arbeitszeiten
• Hohes Maß an Eigenverantwortung

Ihre Aufgaben:

• Erster Ansprechpartner:in für Besucher, externe Partner sowie Kolleg:innen in Deutschland und aus unserem UK HQ
• Verantwortung für den reibungslosen täglichen Büroablauf, inklusive Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung und Zugangskontrollen
• Verwaltung und Neuverhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Gebäudemanagement sowie Sicherstellung der laufenden Büroinstandhaltung
• Koordination von Arbeitsplatzzuweisungen, Zugangskarten und Unterstützung für Besuchende (Reise- und Unterkunftsorganisation)
• Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Büroprozessen, Richtlinien und standortbezogener interner Kommunikation
• Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege von Lieferanten- und Bestellinformationen in Zusammenarbeit mit Procurement
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Meetings sowie Sicherstellung der räumlichen und technischen Vorbereitung
• Unterstützung von Kultur- und Mitarbeiterinitiativen wie Gesundheitsaktionen, Team-Events und internen Austauschformaten

Ihre Qualifikationen:

• Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität mit Freude am direkten Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert und zuverlässig parallel zu bearbeiten
• Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Facility-Management-Themen und grundlegenden kaufmännischen Prozessen (Bestellungen, PO-Handling, Budgetgrundlagen)
• Kommunikationsstark - sowohl schriftlich als auch mündlich - und souverän im Umgang mit internationalen Teams
• Hohe Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Verantwortungsbewusstsein für einen reibungslosen Büroablauf
• Routine im Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit gängigen Office- oder Beschaffungssystemen
• Teamorientierte Persönlichkeit, die gerne Kultur- und Teambuilding-Initiativen unterstützt und aktiv mitgestaltet
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.