Sachbearbeiter*in (m/w/d) im internationalen Veranstaltungsmanagement

Im International Office ist die folgende Position zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) im internationalen Veranstaltungsmanagement

Ihre Aufgaben
Ihre Aufgabe ist im Wesentlichen die Planung, Organisation und Durchführung (inter)nationaler Veranstaltungen. Dies umfasst:

• Erstellung von Ablaufplänen; Auswahl und Buchung von Locations; Koordination der einzelnen Aspekte (Catering, Technik, Ausstattung); Überwachung von Meilensteinen und Fristen
• Teilnehmendenmanagement Kommunikation: Erstellung von Einladungen; Pflege von Datenbanken; Korrespondenz mit Referent*innen und Gästen; Betreuung der Veranstaltungs-Website/App; Erstellung von Tagungsunterlagen
• Finanzmanagement: Kalkulation der Veranstaltungskosten; Einholen und Vergleichen von Angeboten (Vergaberecht NRW); Rechnungsprüfung und Budgetüberwachung; ggf. Abwicklung von Sponsoringverträgen
• Durchführung vor Ort: Ansprechperson für Dienstleister und Teilnehmer*innen; Krisenmanagement bei kurzfristigen Störungen im Ablauf
• Nachbereitung: Evaluation der Feedbackbögen; Erstellung von Abschlussberichten; Dokumentation; Verwendungsnachweis der Mittel

Ihr Profil
Das erwarten wir

• vorzugsweise abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau*mann oder ein abgeschlossenes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium (z. B. Eventmanagement oder vergleichbar); jeweils mit nachgewiesenen einschlägigen Erfahrungen (zum Beispiel im Rahmen einer Berufstätigkeit, SHK-/WHK-Tätigkeiten oder aus Praktika)
• alternativ: andere geeignete verwaltungsbezogene oder kaufmännische Berufsausbildung oder ein entsprechendes Studium mit mehrjähriger einschlägiger und nachgewiesener Berufserfahrung
• ausgewiesene sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS-Office
• interkulturelle Kompetenz
• selbstständige, eigenverantwortliche und engagierte Arbeitsweise
• ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• kooperativer, teamorientierter und transparenter Arbeitsstil
• Kommunikationsstärke und hohe Serviceorientierung

Das wünschen wir uns:

• Freude an Nachverfolgung
• Erfahrungen im internationalen Umfeld

Unser Angebot

• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://jobs.uni-bielefeld.de/job/apply/5092/sachbearbeiter-in-m-w-d-im-internationalen-veranstaltungsmanagement?page_langde.

Bewerbungsfrist: 20.08.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.