Executive Assistant to the CEO & CFO (w/m/d)

Wir suchen Sie ab sofort als Unterstützung für unser Team in Teilzeit (20h/ Woche). Die Arbeit erfolgt aus Kiel, es ist allerdings auch an mehreren Tagen Homeoffice möglich.

Seit mehr als 20 Jahren ist gsm Marktführer für Coaching mit sozialintegrativem Schwerpunkt. Mit täglich rund 5.000 Coachingstunden begleiten wir Menschen in komplexen Lebenssituationen auf ihrem Weg zu nachhaltiger Beschäftigung und neuer Orientierung – an über 300 Standorten deutschlandweit und mit mehr als 1.300 Mitarbeitenden

Wir arbeiten eng mit öffentlichen Auftraggebern wie Jobcentern, Agenturen für Arbeit sowie weiteren Institutionen, z. B. Rentenversicherungsträgern, zusammen. Gleichzeitig baut gsm seine Coachinglösungen für Unternehmen und Organisationen weiter aus, etwa in den Bereichen Workforce Transformation und Mental-Health-bezogenes Coaching.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben/Themen und treibst diese eigenständig oder gemeinsam mit bestimmten Arbeitsgruppen voran (z.B. Research zu bestimmten Themen; Projektmonitoring)
• Du bist die erste Ansprechperson für interne Mitarbeiter*innen sowie externe Partner
• Du stellst den Informationsfluss zwischen der Geschäftsführung und allen Abteilungen sowie den operativen Regionen sicher
• Du erstellst und verwaltest themenspezifische Präsentationen und Entscheidungs- und Kommunikationsvorlagen
• Du kommunizierst sicher mit internen und externen Stakeholdern – auch in anspruchsvollen oder fachlichen Kontexten.
• Du bereitest fachliche Sachverhalte adressatengerecht auf und stimmst diese mit internen und externen Ansprechpartnern, z. B. Rechtsberatungen, ab.
• Du koordinierst die Kommunikation mit externen Dienstleistern, Behörden und Beratungspartnern.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben des Arbeitsalltags (z.B. Terminplanung, Aufgabenkoordination)
• Du koordinierst interne und externe Meetings sowie bereichsübergreifende Abstimmungen
• Du organisierst Dienstreisen inklusive Reise- und Hotelbuchungen
• Du begleitest Regeltermine mit Führungskräften und bereitest diese vor und nach (z.B. Protokoll)

Dein Profil

• Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du bringst eine gelegentliche Reisebereitschaft mit
• Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung und bringst bereits erste relevante Berufserfahrung mit – idealerweise im Projektmanagement oder im Assistenzumfeld
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS-Teams)
• Du zeichnest Dich durch hohe Integrität, Diskretion und Loyalität aus
• Du bist ein ausgeprägtes Organisationstalent, hast eine selbstständige Arbeitsweise und kannst abstrakt und in Zusammenhängen denken
• Du kommunizierst sicher auf unterschiedlichen Ebenen und kannst Prioritäten souverän setzen
• Du bringst ein hohes Maß an Flexibilität sowie eine pragmatische Hands-on-Mentalität mit

Kontakt und Bewerbung
Ausführlichere Informationen zu dieser Position und gsm als Arbeitgeber findest du auf unserer Website unter: www.mein-gsm.de/jobs-karriere/.
Deine Bewerbung wird in unserem Bewerbermanagementsystem „Onlyfy One (by XING)“ verwaltet. Hierdurch wird kein öffentliches Profil erzeugt. Hinweise zum Datenschutz findest du hier: https://mein-gsm.de/datenschutzhinweise#Bewerbungen