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In Ihrer Rolle als Projektkoordinator (m/w/d) Zulassung zum Seeverkehr / Ablieferungsmanagement sind Sie die treibende Kraft hinter der Zusammentragung und Bereitstellung der vollständigen Dokumentenlage, die für die Erlangung und Aufrechterhaltung der Zulassung zum Seeverkehr sowie für die finale Abnahme der Schiffe durch unsere Kunden erforderlich sind. Darüber hinaus stellen Sie durch Ihre operative Unterstützung vor, während und nach Seefahrten einen reibungslosen Alltag an Bord sicher und gewährleisten der Schiffsführung und Probefahrtsleitung einen verlässlichen organisatorischen Rückhalt. Insbesondere folgende Aufgaben fallen in Ihre Zuständigkeit:

• In dieser Rolle übernehmen Sie die eigenverantwortliche Steuerung und Nachverfolgung aller Voraussetzungen für die Zulassung neuer Schiffe zum Seeverkehr. Dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung von Schiffsbesatzungszeugnissen, Schiffsmessbriefen und Stabilitätsunterlagen

• Sie klären offene Fragen rund um Zulassungsvoraussetzungen, Bearbeitungsständen sowie erforderlichen Nachweisen und Zertifikaten und sorgen dafür, dass alle Unterlagen vollständig und termingerecht vorliegen

• Um die Kolleg*innen an Bord optimal zu unterstützen, übernehmen Sie sowohl von Land, als auch während der Erprobungsfahrten direkt von See aus, administrative und organisatorische Aufgaben. Mit Sorgfalt kümmern Sie sich hier beispielsweise um die Kommunikation mit Behörden und die Organisation von Transporten.

• Mit Ihrem Organisationstalent bereiten Sie die Ablieferung komplexer Liefergegenstände - wie Schiffe und Ausbildungsanlagen - gegenüber dem Kunden vor und führen diese im Einklang mit den vertraglichen Rahmenbedingungen durch.

• Dabei identifizieren und analysieren Sie technische sowie regulatorische Herausforderungen, um eine effiziente und fristgerechte Bearbeitung sicherzustellen.

• Sie übernehmen das Schnittstellenmanagement und fördern eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern - darunter Auftraggeber, Unterauftragnehmer, Behörden, Klassifikationsgesellschaften und Projektverantwortliche.

• Darüber hinaus erstellen Sie projektbezogene Verfahrensanweisungen, Zulassungs- und Abnahmedokumentationen sowie aussagekräftiges Reporting.

• Als zentrale Ansprechperson bei Probefahrten stehen Sie verschiedenen Stakeholdern und der Fahrmannschaft zur Seite, erteilen Auskünfte, koordinieren Rückmeldungen und informieren über den aktuellen Planungsstand.

• Nicht zuletzt bringen Sie sich aktiv in die Weiterentwicklung tätigkeitsbezogener, projektübergreifender Prozesse, Standards und Tools ein und tragen so zur Sicherstellung eines effektiven Wissenstransfers im Unternehmen bei.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Schifffahrtskaufmann/-frau oder Speditionskaufmann/-frau oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium in Nautik, Betriebswirtschaftslehre, Maschinenbau, Wirtschaftsingenieurwesen, Schiffbau oder einem vergleichbaren Fachgebiet

• Wünschenswert ist eine erste bis mehrjährige Berufserfahrung (2-5 Jahre) in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der maritimen Industrie und/oder im Umfeld der Bundeswehr

• Bereitschaft zu nationalen Dienstreisen (ca. 20 %) sowie an der Teilnahme an Seefahrten

• Grundlegendes technisches Verständnis im Bereich Seeschiffe

• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagement Fähigkeiten

• Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben effizient zu bearbeiten

• Starke, Rezipienten gerechte Kommunikationsfähigkeit

• Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Systemen

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