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Ihr Aufgabenbereich

· In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie das umfassende organisatorische Management des Chefarztsekretariats und sorgen für einen reibungslosen Ablauf sämtlicher administrativer Prozesse. Dazu gehören insbesondere die eigenständige Planung und Koordination von Terminen – von Patiententerminen über Besprechungen und Untersuchungen bis hin zu Berufungs- und Gremienterminen.
· Sie organisieren den gesamten Sekretariatsbetrieb inklusive Posteingang und -ausgang und koordinieren selbstständig alle administrativen und organisatorischen Abläufe. Darüber hinaus planen und organisieren Sie Dienstreisen, Veranstaltungen, Fortbildungen sowie Kongresse.
· Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Überwachung von Fristen sowie der Rechnungsstellung und -prüfung. Sie führen den Schriftverkehr professionell und vertraulich und stellen eine strukturierte Dokumentation sicher. Zudem unterstützen Sie bei universitären Abläufen wie Berufungsverfahren, Lehre und Prüfungen.
· Sie übernehmen das vertrauliche Dokumentenmanagement, insbesondere im Bereich von Personal-, Berufungs- und Klinikunterlagen, und erstellen Schriftstücke nach Diktat (z. B. Arztbriefe und OP-Berichte). Die Bearbeitung komplexer Anfragen und Korrespondenzen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich.
· Als zentrale Schnittstelle fungieren Sie zwischen Chefarzt, ärztlichem Dienst, Verwaltung, universitären Einrichtungen sowie externen Ansprechpartnern und tragen so maßgeblich zu einer effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit bei.

Unsere Anforderungen

· Abgeschlossene Berufsausbildung

· Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau)
· Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1-Niveau)
· Strukturiertes Arbeiten
· Kommunikationsfähigkeit
· Gute EDV-Kenntnisse
· Grundkenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel)
· SAP-Kenntnisse wären wünschenswert, sind aber nicht Voraussetzung

Unser Angebot

· Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge (VBL).
· Sie haben geregelte Arbeitszeiten.
· Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit.
· Wir bieten ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot und ein betriebliches Gesundheitsmanagement.
· Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich aller im Öffentlichen Dienst üblichen Zulagen.