Assistenz / Front Office und CRM im Welcome Centre (w/m/d)

An der Georg-August-Universität Göttingen Stiftung Öffentlichen Rechts – Abteilung Göttingen International ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle alsAssistenz / Front Office und CRM im Welcome Centre (w/m/d)- Entgeltgruppe 8 TV-L - in Teilzeit mit 50% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zu besetzen. Die Stelle ist für zunächst 2 Jahre zu besetzen..Die Georg-August-Universität Göttingen ist eine weltweit kooperierende Forschungsuniverität, die ihren nationalen und internationalen Spitzenplatz unter den Universitäten erhalten will. Die Gewinnung und Unterstützung exzellenter Wissenschaftlerinnen aus aller Welt ist ein wichtiger Bestandteil der Internationalisierung der Universität. Das Welcome Centre der Universität Göttingen ist die zentrale Anlaufstelle für internationaler Wissenschaftlerinnen und neuberufene Professor*innen aus dem Ausland sowie deren Familien. Es begleitet jährlich zahlreiche Gäste und Mitarbeitende aus dem Ausland bei Fragen rund um Ankunft, Aufenthalt, universitäre Abläufe und Leben in Göttingen. Dabei verbindet das Welcome Centre persönliche Beratung mit strukturierten Serviceprozessen und einer digitalen Fallbearbeitung über das CRM-System MS Dynamics. Für diese vielseite Schnittstellenfunktion suchen wir eine engagierte Person, die Freude an internationaler Kommunikation, serviceorientierter Organisation und der Mitgestaltung digitaler Arbeitsprozesse hat.

Ihre Aufgaben

Besetzung des Front Office als erste Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen, Gäste und weitere Zielgruppen des Welcome Centre in Präsenz, per E-Mail über die zu betreuende Funktionsmailadresse und telefonisch.
Entgegennahme, Sichtung und Zuordnung eingehender Anfragen
Erteilung von Erstauskünften zu standardisierten Abläufen, Zuständigkeiten, Unterlagen und Kontaktwegen in deutscher und englischer Sprache
Weiterleiten von Anfragen an die zuständigen Stellen innerhalb und außerhalb des Welcome Centre
Terminierung und organisatorische Vorbereitung von Beratungskontakten
Mitgestaltung, laufende Weiterentwicklung und Anpassung der CRM-Arbeitsumgebung in MS Dynamics
Pflege und Wartung der CRM-Arbeitsumgebung
Gemeinsames Arbeiten an MS Dynamics mit den Mitarbeitenden des Welcome Centres
Unterstützung der Beratung / Erstberatung im Welcome Centre
Organisation der allgemeinen Abläufe im Sekretariats- und Empfangsbereich des Welcome Centre
Unterstützung bei Veranstaltungen

Ihr Profil
Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter, den Angestelltenlehrgang I oder eine gleichwertige Berufsausbildung oder Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich. Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, kommunizieren sicher, freundlich und adressatengerecht mit unterschiedlichen Zielgruppen. Ihr Arbeitsstil zeichnet sich durch Selbständigkeit, Serviceorientierung und eine hohe Einsatzbereitschaft aus, in Ihrem Auftreten sind Sie freundlich und zielorientiert. Sie haben Freude daran, Abläufe zu ordnen, Informationen nachvollziehbar zu dokumentieren und digitale Arbeitsprozesse mitzugestalten. Erfahrung im Umgang mit internationalen Fach- und Führungskräften und Wissenschaftlerinnen ebenso wie mit Behörden und universitären Strukturen sind von Vorteil. Sie verfügen über gute Ortskenntnisse und die regionalen Strukturen in Südniedersachsen sind Ihnen vertraut. Ein sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie mit Internetanwendungen ist für Sie selbstverständlich. Vorkenntnisse im CRM-System MS Dynamics oder die Bereitschaft, sich vertieft in das System einzuarbeiten sind ausdrücklich erwünscht.
Wir bieten eine abweschlungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld, in dem persönliche Kommunikation, serviceorientierte Beratung und die Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse eng miteinander verbunden sind.

Die Universität Göttingen strebt in den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Sie versteht sich zudem als familienfreundliche Hochschule und fördert die Vereinbarkeit von Wissenschaft/Beruf und Familie. Der beruflichen Teilhabe von schwerbehinderten Beschäftigten sieht sich die Universität in besondere Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bei gleicher Qualifikation erhalten Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung den Vorzug. Eine Behinderung bzw. Gleichstellung ist zur Wahrung der Interessen bereits in die Bewerbung aufzunehmen.Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit allen wichtigen Unterlagen bis zum 23.07.2026 ausschließlich über das Bewerbungsportal http://obp.uni-goettingen.de/de-de/OBF/Index/76542 ein. Auskunft erteilt Herr Heinrich Hagel, E-Mail: heinrich.hagel@zvw.uni-goettingen.de, Tel. +495513921793Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass die Einreichung der Bewerbung eine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten durch uns darstellt. Näheres zur Rechtsgrundlage und Datenverwendung finden Sie im Hinweisblatt zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)