Detailansicht des Stellenangebots

Bei der Stadt Hildesheim sind im Fachbereich Personal und Organisation zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stellen 
Sekretariat der Fachbereichsleitung (m/w/d)
Sachbearbeitung Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (m/w/d)

• Entgeltgruppe 6 TVöD -
  in Teilzeit zu besetzen. Die Stellen umfassen insgesamt 58,5 Wochenstunden und sollen mit drei Teilzeitkräften mit jeweils 19,5 Wochenstunden besetzt werden. Flexible und praktikable Arbeitszeitmodelle stimmen wir gerne gemeinsam mit Ihnen ab. Dabei wird die Bereitschaft vorausgesetzt, die Arbeitszeit nach Absprache auch in den Nachmittagsstunden zu erbringen.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirt­schaft und Kul­tur, Stadt­pla­nung und Stadt­ent­wick­lung, So­zi­a­les und Ju­gend, öf­fent­li­che Si­cher­heit und Ord­nung.
Der Fachbereich Personal und Organisation versteht sich als moderner und kundenorientierter Dienstleister für die Mitarbeitenden der Stadt Hildesheim und all diejenigen, die es werden wollen. Der Fachbereich Personal und Organisation gliedert sich in zwei Bereiche. Der Bereich Personal (11.1) ist für das Recruiting, die Personalwirtschaft und –abrechnung sowie die Personalentwicklung und Ausbildung zuständig. Der Bereich Organisation und E-Government (11.2) befasst sich mit den Themen E-Government, der Organisation, dem Projektmanagement sowie dem Arbeitsschutz.
Die Stelle Sekretariat ist der Fachbereichsleitung zugeordnet, die Stelle Sachbearbeitung Anreizsysteme und administrative Verwaltungsaufgaben ist dem Bereich Personal zugeordnet.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

Sekretariat der Fachbereichsleitung:

Organisation und Koordination von Terminen, Fristen und Besprechungen für die Fachbereichsleitung
Unterstützung der Fachbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft 
Bearbeitung von Postein- und ausgängen, E-Mails sowie Pflege von Akten und Dokumenten im DMS
Erstellung und Pflege von Tabellen, Listen und Veröffentlichungen im Intranet/CMS
Bearbeitung administrativer Vorgänge von Krank-, Schaden- und Unfallmeldungen, bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden sowie im Zusammenhang mit Bildschirmarbeitsplatzbrillen und der Heilfürsorge

• Bearbeitung und Pflege der elektronischen Zeitwirtschaft, insbesondere Erfassung und Nachbearbeitung von Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Zeitprofilen sowie Pflege von Benutzer- und Stammdaten
• Organisation und Verwaltung von Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen für Erst- und Brandschutzhelfende einschließlich Terminmanagement, Datenpflege, Bescheinigungswesen und Kommunikation mit externen Anbietern
• Koordination arbeitsmedizinischer Untersuchungen einschließlich Terminorganisation, Datenpflege, Rechnungsbearbeitung und Kommunikation mit  Mitarbeitenden
  Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie allgemeine Organisationsaufgaben im Fachbereich

Sachbearbeitung Verwaltungsaufgaben im Personalwesen:

Bearbeitung und Verwaltung städtischer Anreizsysteme (z. B. Hansefit, JobRad, Jobticket) einschließlich Beratung der Mitarbeitenden, Antrags- und Kündigungsbearbeitung sowie Pflege der Fachverfahren
Unterstützung des Rechnungswesens durch Fertigung von Anordnungen bei Anträgen, Änderungen und Kündigungen
Bearbeitung besonderer Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten im Rahmen des JobRad-Leasings
Organisation und Bearbeitung administrativer Verwaltungsaufgaben, insbesondere Einladungsmanagement für Sammel-, Ehrungs- und Begrüßungstermine
Erstellung und Verwaltung von Dienstausweisen einschließlich Datenpflege und Schriftverkehr
Organisation und Koordination des Zukunftstages einschließlich interner und externer Kommunikation, Bewerbungsmanagement sowie Betreuung der teilnehmenden Organisationseinheiten und Schulen
Koordination administrativer Verfahren im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), insbesondere Auswertung von Fehlzeitenlisten, Erstellung und Versand von Einladungen, Erfassung von Rückmeldungen und Gesprächsabschlüssen sowie Terminierung von BEM-Gesprächsrunden

Für weitere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Frau Meckeler -Bereichsleitung Personal-, Tel.: 05121 301-1212 gerne zur Verfügung.

Ihr fachliches Profil:

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Angestelltenlehrgang I oder Befähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst
Vorliegen der Voraussetzungen nach Nr. 7, Absatz 5a) der Anlage 1 - Entgeltordnung zum TVÖD (VKA)
Alternativ kann die Besetzung der Stelle auch mit einer erfahrenen Verwaltungs- oder Bürokraft erfolgen, die eine kaufmännische Ausbildung/Studium abgeschlossen hat. Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement ist dabei besonders vorteilhaft 

Kenntnisse allgemeiner Verwaltungsabläufe und organisatorischer Prozesse
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
Fähigkeit zur Anwendung und Pflege digitaler Fachverfahren, Datenbanken, DMS- und CMS-Systeme
Kenntnisse im Datenschutz und im vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten
Grundkenntnisse im Rechnungswesen sowie Verständnis administrativer Personalprozesse von Vorteil

Das bringen Sie persönlich mit:

Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu koordinieren und Fristen sicher einzuhalten
Freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten
Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigk...

Die vollständige Stellenausschreibung finden Sie unter:
https://www.stadt-hildesheim.de/bewerbung/beschreibung-900001624-33610.html