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Assistenz im Büro der Stadträtin (m/w/d)

Bis Entgeltgruppe 9b TVöD l Voll- oder Teilzeit l unbefristet l Referenznummer: 2026056

IHR ARBEITSUMFELD

Als eine von drei hauptamtlichen Magistratsmitgliedern ist die Stadträtin mit ihrem Dezernat verantwortlich für eine Vielzahl städtischer Ämter, Gesellschaften und einen Eigenbetrieb. So sind aktuell unter anderem das Ordnungsamt, Hanau Bürgerservice, das Amt für Digitalisierung und Organisationsentwicklung, die Feuerwehr, das Kommunale Frauenbüro, das Haus der Gesundheit, die Hanau Straßenbahn GmbH, der Eigenbetrieb Hanau Infrastruktur Service sowie die Hanauer Parkhaus GmbH dem Dezernat der Stadträtin zugeordnet.

Die Assistenz im Büro der Stadträtin ist Teil des kleinen Teams, das täglich alle geplanten – und oftmals auch ungeplanten – Aufgaben in einem abwechslungsreichen und gleichzeitig herausfordernden Umfeld erledigt.

IHRE AUFGABEN

• Sie übernehmen allgemeine Administrations- und Sekretariatsaufgaben wie die Koordinierung und Organisation von Terminen, die Büroorganisation, die E-Mail-Verwaltung, den Schriftverkehr, die Materialbewirtschaftung sowie die Bewirtung von Gästen und sind mitverantwortlich für einen reibungslosen Arbeitsablauf in allen Bereichen des Tagesgeschäfts.
• Sie übernehmen die Administration für das Zeiterfassungssystem (ZeusX) wie die Erfassung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen für das Dezernatsbüro sowie der zugeordneten Führungskräfte.
• Sie übernehmen haushaltsrelevante Tätigkeiten (z. B. Rechnungen erfassen, Buchungen vornehmen, Sitzungsgelder melden).

IHR PROFIL

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechender mehrjähriger Berufserfahrung im Büromanagement
• Ausgeprägtes Maß an Kunden- und Serviceorientierung sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Gesprächssituationen freundlich, souverän und respektvoll zu kommunizieren
• Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und ein hohes Maß an Engagement, Belastbarkeit und Flexibilität
• Verantwortungsbewusstsein, Verschwiegenheit sowie besondere Einsatzbereitschaft
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten, um allgemeine und vertrauliche Korrespondenz souverän zu bearbeiten
• Effizienz und Genauigkeit im Hinblick auf Abläufe und administrative Prozesse sowie eine selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
• Kenntnisse über die kommunalen und übergeordneten politischen Gremien sowie die dortigen Abläufe und verantwortlichen Personen sind wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel und PowerPoint) sowie die Bereitschaft, sich in unterschiedliche Fachsoftware einzuarbeiten

UNSER ANGEBOT

• Eine Vergütung bis EG 9b TVöD-VKA, die Eingruppierung ist abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung
• Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. eine Jahressonderzahlung, eine leistungsorientierte Bezahlung und eine betriebliche Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Vielseitige Fort- und Weiterbildungsangebote
• Ein Premium-Jobticket für das gesamte RMV-Gebiet
• 4x pro Monat kostenfreier Eintritt in die Hanauer Schwimmbäder
• Fahrrad-Leasing

SIE MÖCHTEN DIE ZUKUNFT IN HANAU MITGESTALTEN?

Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Referenznummer **2026056 **bis 29.06.2026 online über unser Karriereportal.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die auch in Teilzeit besetzt werden kann. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung Ihre persönlichen Vorstellungen zur Arbeitszeit an.

Bewerbende mit Schwerbehinderung werden besonders berücksichtigt.

Ihre Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen der persönliche Referent der Stadträtin:

Herr Seidel, 06181-2950 7130.

Gerne geben wir Ihnen vor dem Auswahlverfahren die Möglichkeit einer Hospitation vor Ort.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Magistrat der Stadt Hanau

Am Markt 14-18
63450 Hanau

https://www.karriereportal-hanau.de/