Detailansicht des Stellenangebots

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Referat der Beauftragten für Senioren sowie für Menschen mit Behinderungen eine Büroassistenz (m/w/d).

Das Referat vertritt innerhalb der Stadt Leipzig die Interessen älterer Menschen und von Menschen mit Behinderungen und ist damit eine wichtige Schnittstelle zwischen Verwaltung, Politik und Stadtgesellschaft. Zur Unterstützung der Beauftragten in einem dynamischen und inhaltlich geprägten Arbeitsumfeld suchen wir eine Büroassistenz, die den anspruchsvollen Arbeitsalltag organisatorisch und administrativ souverän begleitet.

Das erwartet Sie

• zentrale Unterstützung der Beauftragten im Tagesgeschäft, insbesondere durch Organisation, Koordination und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Referat sowie durch eigenständiges Termin-, Kommunikations- und Vorgangsmanagement
• Haushalts- und Finanzmanagement des Referates, insbesondere Planung, Bewirtschaftung und Controlling des Budgets, Rechnungsbearbeitung im SAP-System sowie Erstellung bei Jahresabschlüssen
• Fördermittelverwaltung, insbesondere Betreuung von Förderprogrammen (unter anderem „Lieblingsplätze für alle“ sowie Sächsische Kommunalpauschalenverordnung) durch Prüfung von Anträgen und Verwendungsnachweisen, Kommunikation mit Trägern sowie Mitwirkung bei Bescheidverfahren
• Betreuung des Seniorinnen- und Seniorenbeirats sowie des Beirats für Menschen mit Behinderungen, insbesondere Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, Protokollführung sowie Pflege der Unterlagen im Allris-System
• Allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben, einschließlich Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen, Erstellung von Unterlagen und Protokollführung, Bearbeitung der Korrespondenz und Sicherstellung des Informationsflusses, Beschaffung sowie Verwaltung von Bürobedarf, Inventar und Arbeitsplatzausstattung

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Facharbeiter/-in für Schreibtechnik, Angestelltenlehrgang I oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Haushalts- und Rechnungswesen
• Erfahrung in der Erstellung von Bescheiden sowie in der administrativen Fördermittelbearbeitung
• strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Zahlenaffinität
• sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Programme (insbesondere Word, Excel und Outlook) sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in arbeitsspezifische Software
• Organisationsfähigkeit, insbesondere bei der Koordination von Terminen, Sitzungen und Arbeitsabläufen
• ausgeprägte Service- und Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
• Empathie, Sensibiliät und Resilienz im Umgang mit Menschen in herausfordernden Lebenssituationen

Das bieten wir

• eine unbefristete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit
• ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 40.488 Euro und 44.738 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 6 TVöD (Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle in Vollzeit einschließlich der Jahressonderzahlung)
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice zu arbeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe sowie die Möglichkeit des JobRad-Leasings
• Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
• eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung

Hinweise zu Ihrer Bewerbung

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln – im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation; gegebenenfalls beglaubigte Übersetzungen der Abschlusszeugnisse, sofern sie nicht auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind
• gegebenenfalls die Aufenthalts- sowie Arbeitserlaubnis
• gegebenenfalls eine Zeugnisbewertung oder bei reglementierten Berufen eine Anerkennung des Abschlusses
• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1887 an.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Sandra Schröder, Recruiterin, Telefon: 0341 123-2754.

Ausschreibungsschluss ist der 7. Mai 2026.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!