Detailansicht des Stellenangebots

Backoffice / Office Management (m/w/d) - Direktvermittlung - unbefristete Festanstellung - Bremen

Problem
Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, kostet das Tempo: Termine wackeln, Unterlagen fehlen, Rechnungen hängen, Infos sind nicht auffindbar. In dieser Rolle sorgst du dafür, dass der Laden sauber läuft - strukturiert, zuverlässig und ohne Drama.

Deine Aufgabe
Du hältst dem Team (und der Geschäftsführung) den Rücken frei. Du bringst Ordnung in Ablage, Daten, Kommunikation und Routinen - damit Prozesse stabil sind und Entscheidungen auf klaren Infos basieren.

Deine Aufgaben

• Du koordinierst Termine, Unterlagen und Wiedervorlagen (inkl. Nachhalten, wenn etwas fehlt)
• Du pflegst Stammdaten, Listen und Dokumente strukturiert (Ordnung, Versionen, Zugriffe)
• Du erstellst und überarbeitest Unterlagen nach Vorlage (z. B. Schreiben, Übersichten, interne Dokumentation)
• Du unterstützt bei Rechnungs- und Belegthemen: prüfen, zuarbeiten, sauber dokumentieren
• Du arbeitest mit Tools und Systemen (z. B. ATS/CRM) und hältst Datenqualität hoch
• Du übernimmst Kommunikation mit Dienstleistern/Plattformen (z. B. Jobbörsen, Software, Office-Themen)
• Du erkennst Lücken früh, sprichst sie an und setzt sie pragmatisch um - damit nichts „untergeht“

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis (Backoffice, Assistenz, Office Management)
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau - und bleibst trotzdem pragmatisch
• Sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Du kommunizierst klar und verbindlich, intern wie extern
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
• Pluspunkte: Erfahrung mit digitalen Ablagen, Prozessarbeit, ATS/CRM-Systemen (z. B. Teamtailor)

Rahmen

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Immer Direktvermittlung, keine Zeitarbeit
• Standort: Bremen (genauer Rahmen/Hybrid nach Mandat)
• Start: nach Vereinbarung

Bewerbung
Schick deinen Lebenslauf an jobs@griepenstroh.com.
Ansprechpartner: Henry Griepenstroh, Telefon 0174 3467723. Alternativ sende mir gerne eine kurze Nachricht.