Stellenangebot: Teamleitung Rezeption & Digitalisierung (m/w/d) bei Therapiezentrum Rombach GmbH

Jeden Menschen stärken – das geht nur mit dir
Seit über 20 Jahren gibt es das Therapiezentrum Rombach. Wir machen Menschen ro(m)buster — in Physiotherapie, Ergotherapie, Prävention & Training und Osteopathie. Für uns heißt das: Menschen stärken, widerstandsfähiger und belastbarer machen. Das ist nicht nur ein Werbeslogan – das ist unsere Mission.
Wir wachsen weiter und stehen gerade an einem Punkt größerer Veränderung: Wir stellen unsere Rezeption komplett neu auf und steigen in den nächsten Monaten auf ein neues Praxisverwaltungssystem um. Wer die Rolle jetzt übernimmt, gestaltet diesen Wandel von Anfang an mit — nicht als Ausführende:r, sondern als Mitgestalter:in.

Was dich erwartet

Du übernimmst die Führung unseres Rezeptionsteams — und gleichzeitig ein echtes Gestaltungsfeld: die Digitalisierung unserer Abläufe, von der Online-Terminvereinbarung bis zur Rechnungsstellung. Papier war gestern. Wir suchen jemanden, der das genauso sieht.

Deine Aufgaben als Führungskraft:

• Führung des Rezeptionsteams: Jour Fixe, Mitarbeitergespräche, Einarbeitung neuer Kolleg:innen
• Schnittstelle zwischen Rezeption, Fachbereichsleitungen und Geschäftsführung
• Finanznahe Abrechnungsprozesse (Datev, Mahnwesen, Optica)
• Aktive Mitgestaltung der Patientenverwaltungssoftware-Umstellung und weiterer Digitalisierungsschritte
• Alltag an der Rezeption gemeinsam mit deinem Team — Empfang, Terminplanung, Patientenkontakt

Der Alltag an der Rezeption:

• Planung und Organisation der Patiententermine
• Patientenakten erstellen, pflegen und archivieren
• Vorbereitung der Terminpläne für den nächsten Arbeitstages
• Datenverarbeitung des aktuellen Tages via Theorg
• Persönliche Betreuung vor Ort für Patienten und Besucher
• Telefonische Beratung / Auskunft und Korrespondenz via Mail und WhatsApp
• Verwaltung und Bearbeitung der Rezeptzuzahlungen
• Rezept Organisation/ Beschaffung / Änderung
• Rechnungstellung und – bearbeitung der Privatrezepte
• Planung und Organisation neuer Dauerpatienten und Kombinationspatienten
• Waschen der Decken und Handtücher, Bestückung der Therapieräume mit Therapiematerialien
• Allgemeine Reinigungsaufgaben an der Rezeption
• Ansprechpartner /Problemlöser verschiedener Belange der Teammitglieder und der Hausverwaltung

Kernarbeitszeit:
Montag bis Freitag zwischen 8 und 17 Uhr

Was du mitbringst

• Digitale Affinität – Du denkst in digitalen Abläufen und willst Papierprozesse ablösen, nicht verwalten
• Innovationsstreben – Du verbesserst Dinge, ohne dass man dich darum bittet
• Unternehmerisches Denken – Du verstehst, dass Entscheidungen an der Rezeption wirtschaftliche Wirkung haben
• Strukturdrang – Du erkennst "das haben wir schon immer so gemacht" — und hinterfragst es
• Erfahrung in Führung, Praxisorganisation oder einem vergleichbaren administrativen Umfeld von Vorteil
• Ein Studium/Ausbildung im Bereich Gesundheitsmanagement, BWL, Verwaltung oder vergleichbar
• Begeisterung für Digitalisierung, Automatisierung und Prozesse
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Abläufe im Team nachhaltig zu verbessern
• Du bist flexibel in deinen Arbeitszeiten
• Kontaktpunkt Empfang – Du repräsentierst das Therapiezentrum im „ersten Eindruck“ freundlich und vermittelst Sicherheit
• Umgang mit Patienten – Du magst es wenn es "menschelt" (unumgänglich in der Arbeit mit Patienten)
• Du besitzt Organisationsgeschick und arbeitest gewissenhaft, eigenständig, sorgfältig und zuverlässig
• Du magst, dass es bei uns an der Rezeption lebendig zu geht – wer Trubel mag und dabei einen kühlen Kopf behält, ist hier genau richtig
• Du gehst offen auf Kollegen, Vorgesetze und Patienten zu
• Umgang mit Widerständen – Du sprichst Konflikte offen an und bemühst dich um Lösungen

Was wir bieten

​​​​​Gehalt

• zwischen 4.000€ und 4.500€ je nach Berufserfahrung

Gesundheit & Fitness

• Fitnessstudio Kosten übernehmen wir hier: Fitness First oder Power und Fitness Center (knapp die Hälfte des Teams geht in diesen zwei Studios trainieren)
• Zuschuss für betriebliche Altersvorsorge

Mental Health

• Mithilfe einer Online-Plattform darf jeder Mitarbeiter bis zu 5 Sitzungen Psychotherapie im Jahr wahrnehmen um über kleinere oder größere Sorgen/Probleme und/oder Themen wie Persönlichkeitsentwicklung zu sprechen
• Regelmäßige Impulsvorträge und Workshops zu dem Themen rund um deine mentale Gesundheit

Weiterbildung

• Fortbildungsbudget von 1500€ jährlich

Standort

• attraktiver Standort mit Blick über Regensburg (3. Stock - dadurch sehr helle Räume)
• Lounge im Wohnzimmerflair mit Kücheninsel und großer Dachterrasse mit Grill-Kamin
• 24h Zugang zur Trainingsfläche der Praxis

Wertschätzung durch Beteiligung

• Ideenschmiede: unsere Corinna spricht alle zwei Wochen mit dem Chef (Sam) über die Ideen des Teams die in der Ideenschmiede über ein Online Formular eingehen. Das bringt zwei Vorteile: Du kannst dich einbringen und kriegst für umgesetzte Ideen auch noch Boni (Wir lieben Mitarbeiter-Ideen ♥️)

Besprechungen

• wöchentliche Teambesprechung
• monatliches Info-Meeting mit der gesamten Praxis

Mobilität

• Deutschland Ticket wird bei Bedarf gestellt
• Tankgutschein

Das Übliche

• wir duzen uns alle untereinander
• Obstkiste, Kaffee und Wasser gibts selbstverständlich zu jeder Tageszeit (Außer unsere 9kg Obstkiste ist leer - was schon mal ab Mitte/Ende der Woche vorkommt)

Dein Ansprechpartner
Unser Chef Sam wird sich innerhalb einer Woche nach Eingang deiner Bewerbung bei dir melden um einen kurzes Telefoninterview zu führen. Danach nimmt der Bewerbungsweg seinen Lauf und wir sehen uns zur Hospitation und einem Bewerbungsgespräch.
Klingt das gut? Dann bewirb dich jetzt.
Wir freuen uns auf dich!
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