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Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Für unseren Campus Berlin-Buch suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung von zwei internationalen Forschungsgruppen. In dieser vielseitigen Position bilden Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und tragen dazu bei, optimale Rahmenbedingungen für exzellente Forschung zu schaffen. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und übernehmen ein breites Spektrum an administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben. Dazu gehören die Koordination von Personal- und Reiseangelegenheiten, die Unterstützung bei Budget- und Projektverwaltungsprozessen sowie die Zusammenarbeit mit internen Serviceeinheiten und externen Partnern.

** Administration und Organisation:**

• eigenständige Kommunikation und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartner*innen sowie Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Forschungsgruppen und den administrativen Serviceeinheiten des Instituts

** Personaladministration:**

• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellungsverfahren, Vertragsverlängerungen und Gastaufenthalten
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender sowie Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler

** Reisemanagement:**

• Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen für die Forschungsgruppenleitungen, einschließlich Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
• Beratung und Unterstützung der Gruppenmitglieder bei der Planung und Durchführung von Dienstreisen gemäß den geltenden Richtlinien

** Finanz- und Projektadministration:**

• Unterstützung bei der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten und Förderanträgen

• Erstellung von Budgetübersichten sowie Unterstützung der Forschungsgruppenleitungen bei Budgetplanung und Ressourcenmanagement

• Bearbeitung von Rechnungen sowie Koordination von Beschaffungs- und Bestellvorgängen gemäß den institutsinternen Richtlinien

• abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondent/in, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation

• erste Berufserfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder assistenznahen Tätigkeit von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich

• exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

• hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher kultureller und fachlicher Hintergründe in einem internationalen Umfeld

• sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools

• Interesse an modernen digitalen Arbeitsmethoden sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Softwarelösungen, Organisationsplattformen und KI-gestützte Anwendungen einzuarbeiten

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein.

Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Masterabschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt und als PDF-Anlage zur Bewerbung erfolgen. Nähere Informationen finden Sie unter Recognition of Degrees and Achievments.

Informationen zu fairer Mobilität finden Sie hier: https://www.fair-labour-mobility.eu/.

Die Bewerbungsfrist endet am 31. Juli 2026. Wir prüfen eingehende Bewerbungen fortlaufend und laden geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu einem ersten Online-Kennenlerngespräch ein. Die finale Auswahl erfolgt nach Ablauf der Bewerbungsfrist.

https://www.mdc-berlin.de/sanderhttps://www.mdc-berlin.de/hornberg