Stellenangebot: Personalsachbearbeiter (m/w/d) bei Expert Select GmbH

Sie arbeiten gern genau, behalten auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick und wissen, dass gute Personalarbeit weit mehr ist als das Pflegen von Stammdaten? Für eine anspruchsvolle Position bei einem etablierten Industrieunternehmen in Bad Kreuznach spricht Expert Select aktuell erfahrene Fachkräfte aus dem Personalwesen an. Gesucht wird ein Personalsachbearbeiter (m/w/d), der operative HR-Prozesse zuverlässig steuert, abrechnungsrelevante Daten sorgfältig vorbereitet und für Mitarbeitende sowie Führungskräfte als verbindlicher Ansprechpartner auftritt. Die Position ist in Vollzeit vorgesehen und mit einem Jahresgehalt von 45.000 bis 50.000 Euro brutto dotiert.

Personalsachbearbeiter (m/w/d) in Bad Kreuznach – Ihre neue Aufgabe

Der Arbeitsplatz befindet sich in Bad Kreuznach und ist auch aus Bingen am Rhein, Gensingen, Ingelheim, Alzey, Mainz, Kirn, Stromberg und dem Landkreis gut erreichbar. Sie wechseln in ein industrielles Umfeld mit klaren Prozessen und einer Personalabteilung, in der verlässliche Sachbearbeitung unmittelbar zum Betriebsablauf beiträgt. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) begleiten Sie den administrativen Teil des Beschäftigungsverhältnisses von der Einstellung über Vertragsänderungen bis zum Austritt.

Gesucht wird eine fachlich sichere Persönlichkeit, die nicht bei jeder Besonderheit eine Standardantwort benötigt. Sie erkennen fehlende Angaben für die Entgeltabrechnung, prüfen Zeitdaten auf Plausibilität und erklären Mitarbeitenden verständlich, warum eine Korrektur oder Freigabe noch aussteht. Zugleich wissen Sie, wann ein Vorgang an HR Business Partner, Entgeltabrechnung, Führungskraft oder externe Stelle weitergegeben werden muss.

Ihre Aufgaben als Personalsachbearbeiter (m/w/d)

Im Tagesgeschäft unterstützen Sie die zuständigen HR Business Partner bei allen administrativen Personalprozessen. Dazu zählen Einstellungen, Versetzungen, Vertragsänderungen, Arbeitszeitänderungen, organisatorische Zuordnungen, Abwesenheiten und Austritte. Sie sorgen dafür, dass beschlossene Personalmaßnahmen vollständig, fristgerecht und in den relevanten Systemen umgesetzt werden. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) prüfen Sie Unterlagen nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch darauf, ob Angaben logisch zusammenpassen und für die weitere Verarbeitung eindeutig sind.

• Sie erfassen und aktualisieren Personalstammdaten in den eingesetzten HR-Systemen.
• Sie setzen personelle Veränderungen korrekt und fristgerecht in den Systemen um.
• Sie bereiten abrechnungsrelevante Bewegungsdaten für die monatliche Entgeltabrechnung vor.
• Sie kontrollieren Zeitdaten, Fehlzeiten, Zuschläge und weitere variable Bestandteile.
• Sie erstellen Bescheinigungen, Bestätigungen und standardisierte personalwirtschaftliche Schreiben.
• Sie bearbeiten Anfragen von Mitarbeitenden, Führungskräften, Behörden und weiteren Stellen.
• Sie unterstützen bei Auswertungen, Listen, Prüfungen und wiederkehrenden HR-Prozessen.

Ein wichtiger Schwerpunkt liegt auf dem Zeitwirtschaftssystem. Idealerweise haben Sie bereits mit Interflex gearbeitet. Erfahrung mit einem anderen professionellen Zeiterfassungs- oder Workforce-Management-System ist ebenfalls eine gute Grundlage. Entscheidend ist, dass Sie Zeitmodelle, Schichtpläne, Abwesenheiten, Korrekturen und Freigaben systematisch nachvollziehen können. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) bearbeiten Sie Sonderfälle nicht nach Bauchgefühl, sondern prüfen Regelwerk, hinterlegte Daten und den konkreten Sachverhalt.

In einem Produktionsunternehmen entstehen regelmäßig Fragen zu Schichtzeiten, Mehrarbeit, Zuschlägen, Urlaub, Krankheit und abweichenden Arbeitszeitmodellen. Sie prüfen Buchungen, holen fehlende Informationen ein und dokumentieren Korrekturen nachvollziehbar. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) arbeiten Sie eng mit Führungskräften und der Personalabteilung zusammen, denn Fehler in der Zeitwirtschaft wirken sich häufig direkt auf die Entgeltabrechnung aus.

Entgeltabrechnung professionell vorbereiten

Sie führen die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht zwingend selbst vollständig durch, müssen deren Logik aber verstehen. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) stellen Sie sicher, dass alle relevanten Bewegungsdaten rechtzeitig und korrekt vorliegen. Dazu gehören beispielsweise Eintritte, Austritte, Arbeitszeitänderungen, Einmalzahlungen, Zuschläge, Fehlzeiten, unbezahlte Abwesenheiten oder Änderungen persönlicher Daten. Vor Übergabe an die Abrechnung kontrollieren Sie die Angaben auf Plausibilität und klären erkennbare Differenzen.

Nach dem Abrechnungslauf unterstützen Sie bei Rückfragen und Korrekturen. Mitarbeitende erwarten bei Abweichungen eine klare und belastbare Auskunft. Sie müssen nicht jede Berechnung auswendig kennen, sollten aber nachvollziehen können, woher ein Wert stammt und welche Stelle für eine abschließende Prüfung zuständig ist. Ein Personalsachbearbeiter (m/w/d) in dieser Funktion arbeitet diskret, verbindlich und lösungsorientiert, ohne ungeprüfte Zusagen zu machen.

Bescheinigungen, Anfragen und verlässliche HR-Services

Zum Aufgabenbereich gehört die Erstellung unterschiedlicher Bescheinigungen und Nachweise. Je nach Vorgang benötigen Mitarbeitende, Behörden, Krankenkassen, Versicherungen oder andere Stellen bestimmte Angaben innerhalb klarer Fristen. Sie prüfen den Anlass, greifen auf die korrekten Daten zu und sorgen für eine vollständige Bearbeitung. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) behandeln Sie sensible Informationen konsequent vertraulich und halten die betrieblichen Datenschutzvorgaben ein.

Sie sind eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen. Mitarbeitende wenden sich mit Fragen zu Personalunterlagen, Arbeitszeiten, Bescheinigungen oder Datenänderungen an Sie. Führungskräfte benötigen Unterstützung bei administrativen Abläufen, externe Stellen eindeutige Rückmeldungen. Sie kommunizieren klar, dokumentieren Vereinbarungen und lassen Vorgänge nicht offen liegen. Gute Dienstleistung bedeutet hier, Anliegen fachlich richtig und innerhalb der geltenden Regeln zu bearbeiten.

Das bringen Sie fachlich mit

Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter. Besonders passend ist eine Weiterbildung zum Personalfachkaufmann beziehungsweise zur Personalfachkauffrau. Auch Personalsachbearbeiter (m/w/d) mit anderer kaufmännischer Grundlage kommen infrage, wenn sie mehrjährige belastbare Erfahrung in der operativen Personalarbeit mitbringen. Für die Position zählt praktische Sicherheit stärker als eine Liste theoretischer Seminare.

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Personaladministration oder HR-Sachbearbeitung
• Gute Kenntnisse in Sozialversicherung, Lohnsteuer und personalrelevanten Vorschriften
• Erfahrung mit Personalinformationssystemen und digitaler Zeitwirtschaft
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse für einfache fachliche Kommunikation sind von Vorteil
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und eine sorgfältige Arbeitsorganisation

Sie sollten rechtliche Grundbegriffe nicht nur schon einmal gehört haben. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) müssen Sie beispielsweise einordnen können, welche Bedeutung Meldefristen, Entgeltfortzahlung, Mutterschutz, Elternzeit, Arbeitszeitregelungen oder sozialversicherungsrechtliche Statusangaben für die praktische Bearbeitung haben. Niemand erwartet eine arbeitsrechtliche Volljuristin oder einen Volljuristen. Erwartet wird jedoch, dass Sie Risiken erkennen, sauber recherchieren und bei Zweifelsfällen rechtzeitig die zuständige Fachstelle einbinden.

So arbeiten Sie im Personalbereich erfolgreich

Die Position passt zu Ihnen, wenn Sie strukturiert arbeiten und auch an arbeitsintensiven Tagen Prioritäten setzen können. Monatswechsel, Abrechnungstermine oder größere personelle Veränderungen führen zu festen Fristen. Gleichzeitig kommen Rückfragen hinzu, die nicht planbar sind. Ein erfahrener Personalsachbearbeiter (m/w/d) trennt dringende Vorgänge von bloß laut vorgetragenen Anliegen, hält Zusagen ein und informiert frühzeitig, wenn eine Frist gefährdet ist.

Sie arbeiten gern im Team, organisieren Ihre Aufgaben aber eigenständig. Bei Übergaben nennen Sie Bearbeitungsstand, offene Punkte, Fristen und bereits geführte Abstimmungen. Sie schreiben verständliche E-Mails, führen sachliche Gespräche und bleiben professionell, wenn ein Mitarbeitender mit einer Antwort nicht einverstanden ist. Im Personalwesen schafft vor allem nachvollziehbare und konsistente Bearbeitung Vertrauen.

Ihr Gehalt und die Rahmenbedingungen

Für die Position ist ein Jahresgehalt zwischen 45.000 und 50.000 Euro brutto vorgesehen. Die konkrete Einordnung richtet sich nach Ihrer Qualifikation, Ihrer bisherigen Verantwortung, Ihren Systemkenntnissen und Ihrer praktischen Erfahrung in Zeitwirtschaft sowie Abrechnungsvorbereitung. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) erhalten Sie damit eine Vergütung, die der fachlichen Breite und der Verantwortung der Aufgabe Rechnung trägt. Die Position ist als Vollzeitstelle am Standort Bad Kreuznach geplant.

Die Vermittlung durch Expert Select ist für Bewerber kostenfrei. Vor einer Vorstellung besprechen wir Aufgabe, Unternehmen und Rahmenbedingungen. Ihre Unterlagen werden nicht wahllos versendet, sondern erst nach einem persönlichen Gespräch und Ihrer Zustimmung weitergegeben. Der Arbeitsvertrag wird bei erfolgreicher Vermittlung direkt mit dem einstellenden Unternehmen geschlossen. Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) erhalten Sie damit eine langfristig angelegte Perspektive im Personalwesen.

Warum Bad Kreuznach für Ihren nächsten Karriereschritt interessant ist

Bad Kreuznach verbindet einen starken Wirtschaftsstandort mit kurzen Wegen innerhalb der Nahe-Region. Industrie, Gesundheitswirtschaft, Handel und mittelständische Unternehmen sorgen für einen vielseitigen Arbeitsmarkt. Wer einen Job als Perso