Kurzarbeitergeld wird grundsätzlich vorläufig bewilligt und ausgezahlt. Haben Sie die Kurzarbeit in Ihrem Betrieb beendet, prüft Ihre Agentur für Arbeit alle Nachweise und Unterlagen, die Sie zuvor übermittelt haben. Damit möchte sie sicherstellen, dass die Voraussetzungen für die Kurzarbeit erfüllt waren und Sie die finanzielle Hilfe in der richtigen Höhe erhalten haben.
So läuft die Abschlussprüfung ab
1. Anforderung von Unterlagen
Ihre Agentur für Arbeit fordert Sie schriftlich auf, bestimmte Unterlagen zu übermitteln – zum Beispiel folgende Dokumente:
- Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto
- Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung)
- Einzelvereinbarungen mit Ihren Beschäftigten beziehungsweise die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
- Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
- Urlaubspläne oder Urlaubslisten
In bestimmten Fällen können weitere Nachweise erforderlich sein, zum Beispiel:
- Lohnjournale
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Berechnungsprotokolle von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
- Nachweis des Kinderfreibetrags bei Beschäftigten der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
- Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
- Dokumente, die nachweisen, dass Sie das Kurzarbeitergeld an Ihre Beschäftigten ausgezahlt haben (zum Beispiel Kontoauszüge oder Quittungen).
Am effizientesten übermitteln Sie die Unterlagen auf digitalem Weg: Nutzen Sie unseren Upload-Service oder unsere Digitalen Services.
Sie können die Unterlagen auch per Post an Ihre Agentur senden. Die Anschrift finden Sie im Anforderungsschreiben.
2. Prüfung der Unterlagen
Ihre Agentur für Arbeit sichtet alle Unterlagen und stellt fest, ob sie vollständig sind.
Anschließend prüft sie zum Beispiel, ob…
- Soll- und Ist-Entgelt sowie Entgelte für Feiertage korrekt berechnet wurden,
- ungeschützte Arbeitszeitguthaben und Urlaub zunächst aufgebraucht wurden, um Kurzarbeit zu vermeiden,
- Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis endete.
Relevant sind dabei nur Angaben zu Beschäftigten, die tatsächlich von Kurzarbeit betroffen waren.
Alternativ kann die Prüfung auch in Ihrem Lohnbüro stattfinden. In diesem Fall informiert Sie Ihre Agentur für Arbeit vorab darüber, wann die Abschlussprüfung stattfinden wird.
3. Gegebenenfalls: Korrektur der Entgeltabrechnung
Die Prüfung kann ergeben, dass Sie die Entgeltabrechnung korrigieren müssen. Sollte eine maschinelle Korrektur durch Ihr Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr möglich sein, müssen Sie die Angaben per Hand ändern.
Sobald die Abschlussprüfung beendet ist, erhalten Sie eine abschließende schriftliche Information (Fachbegriff: Bescheid).
Hinweis: Die Agentur für Arbeit prüft am Sitz Ihrer Lohnabrechnungsstelle. Das ist die Stelle, wo die Arbeitszeit- und Entgeltunterlagen Ihrer Beschäftigten geführt werden.
Antworten auf die häufigsten Fragen zum Kurzarbeitergeld finden Sie in unserem FAQ.