Abschlussprüfungen zum Kurzarbeitergeld

Damit Sie schnell finanzielle Hilfe erhalten, bewilligt Ihre Agentur für Arbeit das Kurzarbeitergeld zunächst vorläufig. Beenden Sie die Kurzarbeit für Ihren Betrieb, folgt eine Abschlussprüfung.

Kurzarbeitergeld wird grundsätzlich vorläufig bewilligt und ausgezahlt. Haben Sie die Kurzarbeit in Ihrem Betrieb beendet, prüft Ihre Agentur für Arbeit alle Nachweise und Unterlagen, die Sie zuvor übermittelt haben. Damit möchte sie sicherstellen, dass die Voraussetzungen für die Kurzarbeit erfüllt waren und Sie die finanzielle Hilfe in der richtigen Höhe erhalten haben.

So läuft die Abschlussprüfung ab

1. Anforderung von Unterlagen

Ihre Agentur für Arbeit fordert Sie schriftlich auf, bestimmte Unterlagen zu übermitteln – zum Beispiel folgende Dokumente:

  • Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto
  • Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung)
  • Einzelvereinbarungen mit Ihren Beschäftigten beziehungsweise die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
  • Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
  • Urlaubspläne oder Urlaubslisten

In bestimmten Fällen können weitere Nachweise erforderlich sein, zum Beispiel:

  • Lohnjournale
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Berechnungsprotokolle von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
  • Nachweis des Kinderfreibetrags bei Beschäftigten der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
  • Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Dokumente, die nachweisen, dass Sie das Kurzarbeitergeld an Ihre Beschäftigten ausgezahlt haben (zum Beispiel Kontoauszüge oder Quittungen).

Am effizientesten übermitteln Sie die Unterlagen auf digitalem Weg: Nutzen Sie unseren Upload-Service  oder unsere Digitalen Services.

Sie können die Unterlagen auch per Post an Ihre Agentur senden. Die Anschrift finden Sie im Anforderungsschreiben.

2. Prüfung der Unterlagen

Ihre Agentur für Arbeit sichtet alle Unterlagen und stellt fest, ob sie vollständig sind.

Anschließend prüft sie zum Beispiel, ob…

  • Soll- und Ist-Entgelt sowie Entgelte für Feiertage korrekt berechnet wurden,
  • ungeschützte Arbeitszeitguthaben und Urlaub zunächst aufgebraucht wurden, um Kurzarbeit zu vermeiden,
  • Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis endete.

Relevant sind dabei nur Angaben zu Beschäftigten, die tatsächlich von Kurzarbeit betroffen waren. 

Alternativ kann die Prüfung auch in Ihrem Lohnbüro stattfinden. In diesem Fall informiert Sie Ihre Agentur für Arbeit vorab darüber, wann die Abschlussprüfung stattfinden wird. 

3. Gegebenenfalls: Korrektur der Entgeltabrechnung

Die Prüfung kann ergeben, dass Sie die Entgeltabrechnung korrigieren müssen. Sollte eine maschinelle Korrektur durch Ihr Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr möglich sein, müssen Sie die Angaben per Hand ändern.

Sobald die Abschlussprüfung beendet ist, erhalten Sie eine abschließende schriftliche Information (Fachbegriff: Bescheid).

Hinweis: Die Agentur für Arbeit prüft am Sitz Ihrer Lohnabrechnungsstelle. Das ist die Stelle, wo die Arbeitszeit- und Entgeltunterlagen Ihrer Beschäftigten geführt werden.

Antworten auf die häufigsten Fragen zum Kurzarbeitergeld finden Sie in unserem FAQ.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Abschlussprüfung

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Ja, das ist möglich. Sie müssen Ihrem externen Lohnbüro vorab eine schriftliche Vollmacht erteilen, damit es anfallende Aufgaben rund um das Kurzarbeitergeld für Sie erledigen kann. Ihre Agentur für Arbeit nimmt mit dem Lohnbüro Kontakt auf.

Ihre zuständige Agentur für Arbeit entscheidet, wo die Prüfung stattfindet und nimmt Kontakt zu Ihnen oder Ihrer Vertreterin beziehungsweise Ihrem Vertreter auf. Sie können für die Prüfung eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner in Ihrem Betrieb benennen oder auch ein externes Lohnbüro schriftlich bevollmächtigen.

Alle Arbeitsausfälle werden nach Abschluss der Kurzarbeitsperiode überprüft. Durch eine gesetzliche Neuregelung mit Wirkung zum 1. Januar 2023 (Paragraph 421c SGB III) ist es möglich, dass für die Monate März 2020 bis Juni 2022 auf eine Abschlussprüfung verzichtet werden kann, wenn die Auszahlungssumme für den Arbeitsausfall höchstens 10.000,00 Euro (= Summe Kurzarbeitergeld und Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge) beträgt.

Liegen in einem Betrieb mehrere Arbeitsausfälle vor, zum Beispiel, weil in verschiedenen Betriebsabteilungen Kurzarbeit erforderlich war, wird jeder Arbeitsausfall für sich betrachtet. Es kann daher vorkommen, dass ein Arbeitsausfall im Betrieb geprüft wird, ein anderer Arbeitsausfall im selben Betrieb dagegen nicht.

Sie können Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater für einen bestimmten Zeitraum oder unbefristet bevollmächtigen. Sie oder er kann dann zum Beispiel die Kurzarbeit für Ihren Betrieb anzeigen, Kurzarbeitergeld für Ihre Beschäftigten beantragen oder maßgebliche Erklärungen abgeben beziehungsweise Auskünfte geben.

Sie können eine Vollmacht formlos erteilen. Sie muss jedoch folgende Angaben enthalten:

  • Vor- und Nachname, gegebenenfalls Firmenbezeichnung der Bevollmächtigten (Steuerberatungsgesellschaft)
  • Vor- und Nachname und Firmennamen einer berechtigten Vertreterin oder eines berechtigen Vertreters der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers
  • gegebenenfalls Firmenstempel und eigenhändige Unterschrift mit Ort und Datum

Haben Sie zu wenig Kurzarbeitergeld erhalten, wird Ihre Agentur mit Ihnen Kontakt aufnehmen und Ihnen den zustehenden Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages nachzahlen. Haben Sie zu viel Kurzarbeitergeld bekommen, wird die Agentur den Betrag von Ihnen zurückfordern. Dies gilt unabhängig von der Höhe des Betrages.

In beiden Fällen erhalten Sie von Ihrer Agentur für Arbeit eine schriftliche Information (Fachbegriff: Bescheid). 

Müssen Sie Kurzarbeitergeld zurückzahlen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen Zahlungserleichterungen erhalten.  Sie können die Forderung dann beispielsweise später begleichen. Hierzu nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Inkasso-Service der Bundesagentur für Arbeit auf: Inkasso-Kug@arbeitsagentur.de

Wenn Sie die Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld nicht nachweisen, müssen Sie die erhaltenen Beträge und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge vollständig zurückzahlen.

Sie können die Arbeitszeiten in Ihrem Betrieb entweder schriftlich oder in digitaler Form aufzeichnen. Dabei müssen Sie alle Arbeits- und Ausfalltage sowie die jeweilige Arbeitszeit auflisten. Eine Liste, in der Sie nur die ausgefallenen Tage angeben, ist nicht ausreichend.

Auch wenn Sie mit Ihren Beschäftigten eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart haben, müssen Sie einen Arbeitszeitnachweis vorlegen.

Weitere Hinweise dazu finden Sie auf der Seite Informationen für Unternehmen zum Kurzarbeitergeld bei der Antwort auf die Frage Müssen während der Kurzarbeit Nachweise über die Arbeitszeiten geführt werden?.

Gut zu wissen: Ihre Fragen zur Abschlussprüfung Ihres Betriebes beantwortet Ihre persönliche Ansprechpartnerin beziehungsweise Ihr persönlicher Ansprechpartner gern. Sie finden ihre beziehungsweise seine Kontaktdaten im Anforderungsschreiben Ihrer Agentur für Arbeit.

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