Um die Anzeige zu erstellen, können Unternehmen sowie Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die kostenfreie Software IW-Elan nutzen. Diese steht auf der Internetseite www.iw-elan.de unter der Rubrik „Software“ zur Verfügung oder kann als CD-ROM unter der Rubrik „Service“ bestellt werden. Seit 2021 sind keine Unterschrift und kein postalischer Versand der Anzeige mehr erforderlich.
Kommen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihrer Beschäftigungspflicht nicht nach, ist eine sogenannte Ausgleichsabgabe zu zahlen. Die wird auf Grundlage der jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote ermittelt. Ob eine Ausgleichsabgabe an das örtliche Integrationsamt gezahlt werden muss, kann ebenso über die Software berechnet werden. Die Ausgleichsabgabe wird nicht pauschal erhoben, sondern ist gestaffelt.
| Beschäftigungsquote für Arbeitgeber | Höhe der Abgabe je Monat und unbesetztem Arbeitsplatz |
| 3 Prozent bis unter 5 Prozent | 140,- Euro |
| 2 Prozent bis unter 3 Prozent | 245,- Euro |
| unter 2 Prozent | 360,- Euro |
Unternehmen mit weniger als 40 Arbeitsplätzen müssen einen schwerbehinderten Menschen beschäftigen. Sie zahlen je Monat 140 Euro, wenn sie diesen Pflichtplatz nicht besetzen. Unternehmen mit weniger als 60 Arbeitsplätzen im Jahresdurchschnitt müssen zwei Pflichtplätze besetzen. Sie zahlen 140 Euro, wenn sie weniger als diese beiden Pflichtplätze besetzen, und 245 Euro, wenn weniger als ein Pflichtplatz besetzt ist.
Die Mittel der Ausgleichsabgabe werden zur Förderung der Teilhabe von schwerbehinderten Menschen verwendet. Darunter zählt etwa die Einrichtung eines Arbeitsplatzes oder die Förderung eines schwerbehinderten Menschen mit einem Eingliederungszuschuss.
Mit dem Gesetz zum inklusiven Arbeitsmarkt wurde mit dem 1. Januar 2024 die Ausgleichsabgabe durch die Einführung einer neuen Staffel erhöht. Sie betrifft diejenigen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die keine schwerbehinderten Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer beschäftigen und kann je nach Betriebsgröße monatlich bis zu 720 Euro betragen. Da die Abrechnung immer im Folgejahr erfolgt, kommt der neue Staffelbetrag ab 2025 finanziell zum Tragen.