Seit Anfang 2023 müssen Arbeitgeber das Verfahren „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ (BEA) verpflichtend nutzen. BEA ermöglicht die digitale Übermittlung von Bescheinigungen und erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit. Die Abgabe der Bescheinigungen erfolgt seither ausschließlich auf elektronischem Weg, d. h. eine Abgabe in Papierform ist grundsätzlich nicht mehr möglich. Dadurch lassen sich Kosten für Erstellung, Druck und Versand sowie Zeit sparen, weil mit weniger Nachfragen durch die BA zu rechnen ist.
Grundlage für die verpflichtende Nutzung des digitalen Verfahrens ist das 7. SGB IV Änderungsgesetz. Das früher geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung ist entfallen. Die Beschäftigten erhalten einen Nachweis der übermittelten Daten von der Bundesagentur für Arbeit, eine Informationspflicht für Arbeitgeber besteht nicht mehr.
Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen gilt für alle Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die beendet werden, unabhängig von Größe oder Branche der Unternehmen. Unternehmen müssen die Daten für die Arbeitsbescheinigung nur dann übermitteln, wenn der Arbeitnehmende oder die BA es verlangt.
„Die Bundesagentur für Arbeit ist Vorreiterin bei der Digitalisierung und baut ihre Online Angebote kontinuierlich aus. Schon seit 2014 haben die bei der Agentur für Arbeit betreuten Arbeitgeber die Möglichkeit, Bescheinigungen sicher, bequem und vor allem kostensparend an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln “, wirbt Christian Rauch, Leiter der Regionaldirektion Baden-Württemberg für die Nutzung von BEA.
Arbeitgeber können mit dem BEA-Service
- die Arbeitsbescheinigung,
- die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) sowie
- die Nebeneinkommensbescheinigung
digital an die BA übermitteln.
Wird die Arbeitsbescheinigung nicht oder nicht rechtzeitig mittels BEA zugeleitet, handelt es sich hierbei um einen Ordnungswidrigkeitentatbestand gem. § 404 Abs 2 Nr. 19 SGB III. Dies kann ein Bußgeld nach sich ziehen.
Die elektronische Abgabe kann über viele Lohnabrechnungsprogramme erfolgen. Alternativ kann auch die kostenlose online-Anwendung https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/ genutzt werden.
Bei Rückfragen zur Lohnabrechnungssoftware empfiehlt es sich, den jeweiligen Hersteller zu kontaktieren. Rückfragen zu sv.net beantwortet der Support von sv.net.
Gibt es darüber hinaus Fragen, hilft die BEA-Hotline unter der kostenlosen Rufnummer 0800 4 5555 27 weiter. Informationen gibt es außerdem auf der BEA-Portalseite auf arbeitsagentur.de.