Datenschutz bei der Familienkasse

Die Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit verarbeitet Daten zum Zwecke ihrer gesetzlichen Aufgabenerledigung nach dem Bundeskindergeldgesetz (BKGG). Sie ist zur wirtschaftlichen Erbringung von Geld- und Dienstleistungen verpflichtet. Dies sind insbesondere die Gewährung von Kinderzuschlag und Kindergeld (BKGG) und die entsprechende Beratung.  Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch bei der Durchführung von Erstattungsansprüchen anderer Sozialleistungsträger oder anderer Stellen oder der Bekämpfung von Leistungsmissbrauch und zu Statistikzwecken verarbeitet.

Die Daten werden für die Dauer des laufenden Leistungsverfahrens nach § 6a Bundeskindergeldgesetz (BKGG) gespeichert.

Darüber hinaus besteht für diese Daten eine Speicherfrist von 6 Jahren nach Abschluss des Falls. Diese beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für das letztmalig Kinderzuschlag bewilligt wurde oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Wann die Aufbewahrungsfrist abläuft, hängt davon ab, um welche Art von Akte es sich handelt:

1. Die Aufbewahrungsfrist für Kindergeldakten beträgt grundsätzlich 6 Jahre. Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für das letztmalig Kindergeld festgesetzt wurde oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist. Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.

2. Rechtsbehelfsakten sind bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt jedoch mindestens 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Rechtsbehelfsverfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar geworden ist.

3. Für Schriftgut in Steuerstraf- und Bußgeldverfahren gilt eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, jedoch nicht bevor etwaige Ansprüche aus diesem Steuerschuldverhältnis erloschen sind; im Falle einer rechtskräftigen Ahndung (Bußgeldbescheid) durch die Verwaltungsbehörde jedoch nicht vor Erlöschen der festgesetzten Geldbuße oder Kosten des Verfahrens.

Wichtig:Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und unter Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes zu vernichten. Die elektronisch gespeicherten Daten werden analog dieser Regelungen gelöscht.

Insbesondere folgende Datenkategorien werden von der Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit verarbeitet:

• Stammdaten inklusive Kontaktdaten

Das sind beispielsweise:

Kundennummer, Name und Vorname des Berechtigten, des anderen Elternteils und des Kindes/der Kinder, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort (optional), Anschrift, Telefonnummer (optional), Familienstand, Staatsangehörigkeit,  Bankverbindung, Kindschaftsverhältnis, Wohnsitzland des Kindes

• Daten zur Leistungsgewährung

Das sind beispielsweise:

Einkommensnachweise, Vermögensnachweise, Leistungszeitraum, -höhe, und -art, Bedarfe der Unterkunft und Heizung, Daten zu Unterhaltsansprüchen, Daten zur Krankenversicherung, Rentenversicherung und Pflegeversicherung

a) Auskunft

Jedermann hat das Recht, von der Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit eine Bestätigung zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die ihn betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, kann Auskunft über alle verarbeiteten Daten verlangt werden.

b) Berichtigung/Vervollständigung

Sofern nachgewiesen wird, dass die bei der Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit  verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig erfasst sind, werden diese nach Bekanntwerden unverzüglich berichtigt oder vervollständigt.

c) Löschung

Sofern nachgewiesen wird, dass personenbezogene Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, wird unverzüglich die Löschung der betroffenen Daten veranlasst. Das gilt auch, wenn die Daten zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Für die Beurteilung dieser Sachlage sind die Speicherfristen maßgebend, wobei Rechnungslegungsfristen oder Rückforderungsfristen (vergleiche Ausführungen zur Speicherdauer) zu berücksichtigen sind.

Werden Daten auf der Grundlage einer Einwilligung des Betroffenen verarbeitet, kann die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Betroffene Personen haben die Möglichkeit, sich an die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu wenden, sofern sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt.

Kontakt:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn

+49 228 997799-0

poststelle@bfdi.bund.de

Die Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit kann unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen personenbezogene Daten auch bei anderen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen oder Personen erheben:

• Dies können zum Beispiel andere Sozialleistungsträger, Arbeitgeber sein.
• Darüber hinaus können personenbezogene Daten auch aus öffentlichen Quellen bezogen werden wie zum Beispiel Internet, Melderegister, Handelsregister, Grundbuchämter.

Jede betroffene Person hat grundsätzlich das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Artikel 15 der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO)), auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO), Löschung (Artikel 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO), auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) sowie das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).