Información sobre la recopilación de datos de conformidad con los arts. 13 y 14 del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD)
Esta información sirve para garantizar la transparencia en el tratamiento de los datos personales de sus clientes (particulares y empresas) por parte de la Agencia Federal de Empleo (en lo sucesivo, abreviado como «BA»). La protección de los datos personales es muy importante para nosotros, por lo que el tratamiento de los datos personales se realiza de conformidad con las disposiciones legales, en particular con las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) y del Código Social alemán.
1. Responsable del tratamiento de datos
La Agencia Federal de Empleo, representada por la junta directiva, Regensburger Straße 104, 90478 Núremberg (Alemania), es responsable del tratamiento de datos personales.
2. Responsable de protección de datos
Puede ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de la BA, el Sr. Marc Rompf, en la siguiente dirección postal:
Bundesagentur für Arbeit (Agencia Federal de Empleo)
Stabsstelle Datenschutz
Regensburger Str. 104
90478 Núremberg
o a través del formulario de contacto (disponible en alemán).
3. Fines del tratamiento
3.1 Oferta en línea de la BA
La BA procesa datos personales para poder proporcionar de manera adecuada la oferta en línea en www.arbeitsagentur.de. Además, los datos personales se almacenan temporalmente cuando se accede al portal en línea para poder evaluar el comportamiento de uso y mejorar la oferta en línea, así como para poder comprender y sancionar cualquier comportamiento abusivo. Para mejorar el control de acceso orientado al cliente, también se registra el tipo de solicitud sin referencia personal en las vías de acceso telefónicas. Para obtener más información, véase «Declaración de protección de datos».
3.2 Cumplimiento de funciones prescrito legalmente
La BA procesa datos con el fin de cumplir con sus obligaciones legales de conformidad con el Código Social alemán (SGB). Está obligada a prestar servicios económicos en forma de prestaciones dinerarias, prestaciones en especie y servicios. Esto incluye, por ejemplo, fines de asesoramiento y mediación y la concesión de subsidios de desempleo y prestaciones del seguro básico para demandantes de empleo según el SGB II. Además, los datos personales también se procesan para la concesión de permisos de trabajo, la supervisión del pago de cotizaciones, la tramitación de derechos de reembolso de otros proveedores de prestaciones u otros organismos o la lucha contra el uso abusivo de las prestaciones. Lo mismo es de validez para la expedición de certificados y la concesión de prestaciones de insolvencia y prestaciones similares. Los datos de empleo que el empleador debe comunicar a la BA, así como todos los datos recopilados para el desempeño de las tareas de la BA, se procesan, entre otras cosas, con fines de investigación del mercado laboral y profesional, así como con fines estadísticos.
4. Bases legales del tratamiento
El tratamiento de datos por parte de la BA se basa particularmente en el artículo 6, párrafo 1, letras c) y e) del RGPD, en conjunción con §§ 67 y siguientes del SGB X, SGB III, SGB II, SGB I, así como en disposiciones legales especiales.
Además, de conformidad con el artículo 6, párrafo 1, letra a) del RGPD, el tratamiento de datos también se permite si el interesado ha dado su consentimiento.
5. Destinatarios o categorías de destinatarios
Las categorías de datos mencionadas en el apartado 7 pueden transmitirse a terceros a fin de que la BA cumpla con sus obligaciones legales, como por ejemplo:
Otras entidades de servicios sociales (por ejemplo, el Seguro de Pensiones Alemán, el seguro médico), empleadores, empresas de formación, organismos ejecutores de medidas/formación, médicos concertados, oficinas de Hacienda, autoridades aduaneras, autoridades de enjuiciamiento penal y de defensa (por ejemplo, policía, fiscalía, servicios de inteligencia), tribunales, otros terceros como cargos municipales, oficina de matriculación de vehículos, Ministerio Federal de Trabajo y Asuntos Sociales, Oficina Federal de Impuestos, Tribunal de Cuentas Federal, Oficina Federal de Migración y Refugiados, encargados del tratamiento (por ejemplo, proveedores de servicios de escaneo, proveedores de servicios de TI), arrendadores (si se les paga directamente), proveedores de energía (si se les paga directamente), asesoramiento en materia de endeudamiento (solo con el consentimiento del interesado), asesoramiento sobre adicciones (solo con el consentimiento del interesado), atención psicosocial (solo con el consentimiento del interesado), escuelas (solo con el consentimiento del interesado), institutos de investigación externos (solo en el caso de solicitudes de investigación aprobadas por el Ministerio Federal de Trabajo y Asuntos Sociales), etc.
6. Duración del almacenamiento
Los datos relativos a la utilización de servicios y prestaciones dinerarias y en especie de conformidad con el SGB III (Código Social alemán, Libro III) se conservan durante un periodo de cinco años tras la finalización del caso. El caso se da por finalizado cuando se ha iniciado un empleo sujeto a cotizaciones a la seguridad social, el cliente o la clienta ha dejado de estar dado de alta como autónomo o, por otros motivos, no recibe más
asistencia de la Agencia de Empleo (por ejemplo, por jubilación, permiso parental, etc.), a menos que se concedan prestaciones especiales o no se hayan resuelto los litigios. Los cinco años sirven
para fines contables de acuerdo con los principios del Reglamento Presupuestario Federal.
Para los datos que deben comunicarse a la administración tributaria se aplica un periodo de almacenamiento de siete años.
Los datos relativos a la utilización de servicios y prestaciones dinerarias y en especie de conformidad con el SGB II (Código Social alemán, Libro II) se conservan durante un periodo de diez años tras la finalización del caso. En este contexto, un caso finaliza cuando desaparece la necesidad de asistencia o cuando, por otros motivos, deja de existir el derecho a las prestaciones, a menos que se concedan prestaciones especiales o no se hayan resuelto los litigios. El plazo de 10 años se basa en la posibilidad legal de reclamar prestaciones si durante este periodo se descubre que se han concedido prestaciones indebidamente.
Si se ha recibido financiación del Fondo Social Europeo, los datos se almacenan durante 13 años una vez finalizado el caso, ya que esto sirve para la rendición de cuentas ante la UE y se basa en la normativa de la UE (artículo 140 del Reglamento (UE) n.º 1303/2013).
Si existe una reclamación pendiente de la BA (reclamación de devolución / notificación de reembolso / préstamo), los datos se almacenarán durante 30 años de acuerdo con las disposiciones del Código de Procedimiento Civil alemán y del Código Civil alemán, ya que los derechos solo prescriben después de ese período. El plazo se calcula dependiendo del intento de ejecución.
Si el Servicio Médico o el Servicio Psicológico Profesional de la BA estuvieron involucrados, los datos generados por estos servicios especializados se eliminarán después de 10 años, según la normativa profesional correspondiente.
7. Categorías de datos personales
En particular, la BA procesará las siguientes categorías de datos:
a) Datos básicos, incluidos datos de contacto
Estos son, por ejemplo:
Número de cliente, número de comunidad necesitada, apellidos, nombre, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, dirección, número de teléfono (indicación voluntaria), dirección de correo electrónico (indicación voluntaria), nombre de usuario y contraseña (en caso de uso de las ofertas en línea), estado civil, nacionalidad, estatus de residencia, número de seguro de pensiones / seguridad social, datos bancarios.
b) Datos sobre la concesión de prestaciones
These are, for example:
Proof of income, proof of assets (only SGB II), time-frame of services received, amount, type, housing and heating needs (only SGB II), data on maintenance claims/recourse claims, data on health insurance, pension insurance, long-term care insurance, data on duration and termi-nation of employment, Enforcement data, data on procedures under the Administrative Of-fenses Act (OWiG).
c) Datos sobre orientación ocupacional y sobre la intermediación/integración laboral
Estos son, por ejemplo:
Currículum vitae, certificados de estudios, etc., información sobre conocimientos y habilidades, permiso de conducir, cualificación (escolar y profesional), rendimiento, motivación, condiciones generales (movilidad, información voluntaria: situación familiar, situación financiera, situación de vivienda), datos basados en encargos de terceros (por ejemplo, responsables de medidas, servicio médico, servicio de psicología ocupacional), documentación de los contactos con clientes, así como decisiones, por ejemplo, en forma de notas de asesoramiento y mediación, datos sobre ofertas de empleo, solicitudes de trabajo (si no están anonimizadas) y, dado el caso, comentarios de los empleadores.
d) Datos relativos a la salud
Estos son, por ejemplo, datos para la asistencia en el contexto de la rehabilitación, evaluaciones o informes del servicio médico de la BA, del servicio médico de las aseguradoras de salud, del servicio de psicología ocupacional de la BA (incluidas pruebas de orientación profesional, etc.) y, en su caso, del servicio de asesoramiento técnico de la BA.
e) Datos de notificación de los empleadores para la verificación del pago de las cotizaciones al seguro de desempleo
f) Datos de investigación (datos de encuestas) y datos estadísticos
g) Datos en el procedimiento de autorización según la Ley alemana de Cesión de Trabajadores (AÜG)
Estos son, por ejemplo, datos de la solicitud, conclusiones de una auditoría empresarial, datos de otros organismos o autoridades.
h) Secretos comerciales y empresariales según §§ 67 del SGB X en conjunción con § 35, párrafo 4, del SGB I
8. Derechos de los interesados
a) Información
Cualquier persona tiene derecho a solicitar a la BA una confirmación de si se están tratando datos personales que le conciernen. Si se produce dicho tratamiento, se puede solicitar información sobre todos los datos tratados.
b) Corrección/complementación
Si se demuestra que los datos personales tratados en la BA son incorrectos o incompletos, se corregirán o completarán en cuanto se tenga conocimiento de ello.
c) Eliminación
Si se demuestra que los datos personales han sido tratados ilegalmente, los datos en cuestión se suprimirán inmediatamente. Esto también es aplicable cuando los datos ya no son necesarios para el cumplimiento de funciones. Para valorar esta circunstancia son determinantes los plazos de conservación, considerando los plazos de presentación de cuentas o los plazos de reclamación (véanse las explicaciones sobre el plazo de conservación).
9. Explicaciones sobre el uso de los datos facilitados voluntariamente en los servicios electrónicos
En algunos servicios electrónicos, tiene la opción de indicar voluntariamente su número de teléfono y su dirección de correo electrónico. En estos casos, usted otorga su consentimiento en el respectivo servicio electrónico para que la Agencia Federal de Empleo o la institución colaboradora utilicen los números de teléfono y/o la dirección de correo electrónico que usted ha facilitado voluntariamente. Si no facilita estos datos, no sufrirá ningún perjuicio legal. A continuación se describe con más detalle el uso que se hace de los datos que usted nos facilita voluntariamente. Las explicaciones sobre el uso de los datos facilitados voluntariamente en los servicios electrónicos en el área accesible con inicio de sesión pueden encontrarse en la Declaración de protección de datos.
1. Número de teléfono
Si se indica el número de teléfono, las preguntas también pueden aclararse por teléfono. La indicación del número de teléfono es voluntaria. Si no facilita información, no sufrirá ningún perjuicio legal. Cuando facilita el número de teléfono, consiente en su uso interno. Por uso interno se entiende el contacto con usted. Puede revocar su consentimiento para el uso del número de teléfono en cualquier momento con efecto para el futuro sin necesidad de indicar un motivo.
2. Dirección de correo electrónico
Si se facilita la dirección de correo electrónico, las preguntas también pueden aclararse por escrito. La indicación de la dirección de correo electrónico es voluntaria. Si no facilita información, no sufrirá ningún perjuicio legal. Cuando facilita la dirección de correo electrónico, consiente en su uso interno. Por uso interno se entiende el contacto con usted. Puede revocar su consentimiento para el uso de la dirección de correo electrónico para fines internos en cualquier momento con efecto para el futuro sin necesidad de indicar un motivo.
10. Revocación del consentimiento
Si se procesan datos sobre la base de un consentimiento del interesado, este puede revocarse en cualquier momento sin necesidad de indicar motivos y con efecto para el futuro. El tratamiento realizado hasta la revocación no se ve afectado. Tras la revocación, sus datos se eliminarán inmediatamente.
11. Derecho de recurso
Los interesados tienen la posibilidad de ponerse en contacto con el Comisionado Federal para la Protección de Datos y la Libertad de Información (Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn, Alemania) si consideran que el tratamiento de los datos que les conciernen infringe el Reglamento General de Protección de Datos.
12. Obligaciones de cooperación, obligaciones de información y consecuencias del incumplimiento
Toda persona que haya solicitado o reciba prestaciones sociales (es decir, servicios y prestaciones dinerarias y en especie) de la BA está obligado a cooperar. Esto significa que la persona interesada debe indicar todos los hechos relevantes para la prestación, así como los cambios en su situación personal que puedan tener repercusiones en la concesión de la prestación. Las obligaciones de cooperación también se aplican en el contexto de los servicios de mediación. Las obligaciones de colaboración incluyen también la presentación de documentos relevantes para la decisión, el consentimiento para obtener información de terceros, la comparecencia personal ante el organismo responsable de las prestaciones y, si es necesario, el consentimiento para realizar exámenes médicos o psicológicos. Las obligaciones de cooperación se derivan del Código Social alemán. En caso de incumplimiento, las prestaciones pueden ser denegadas o retiradas. Además, pueden imponerse sanciones o aplicarse periodos de suspensión.
13. Fuentes de datos (públicamente accesibles)
La BA también puede recopilar datos personales de otras entidades u organismos públicos y no públicos, siempre que se cumplan los requisitos legales. Estos pueden ser, por ejemplo, otras entidades de servicios sociales, empleadores, empresas de formación, médicos concertados, organismos de formación, etc. Además, los datos personales también pueden obtenerse de fuentes públicas como Internet, el padrón, el registro mercantil, el registro de la propiedad, etc.
14. Toma de decisiones automatizada
En el marco del proceso de mediación, los requisitos del puesto de trabajo se comparan de forma automatizada con las competencias de un candidato para facilitar una mediación precisa (lo que se conoce como matching). Asimismo, se utilizan los siguientes criterios:
jornada laboral, lugares de actividad, profesiones, puestos de formación, fecha de incorporación, conocimientos y habilidades, conocimientos de idiomas, formación, duración del contrato, discapacidad (con consentimiento), notas académicas, permisos de conducir, vehículos (movilidad), nivel educativo más alto, disponibilidad para viajes y montaje, horas semanales, experiencia profesional, sector, conocimientos de alemán, tamaño de la empresa
Cuanto mayor sea el grado de coincidencia de las competencias con los requisitos de la oferta de empleo, mayor probabilidad habrá de que se realice una propuesta de colocación adecuada. Sin embargo, corresponde al experto en mediación/asesoramiento tomar la decisión sobre si se realizará una propuesta de colocación.
15. Cambio de finalidad
El uso de datos personales para fines distintos a los de la recopilación solo se permite en el marco de los fines mencionados en el punto 3 y siempre que la nueva finalidad sea compatible con la finalidad de la recopilación.