Bessere Prozesse, zukunftssicheres Personalmanagement

Digitale Lösungen für Geschäftsprozesse, besserer Wissenstransfer im Unternehmen, erfolgreiches Personalmanagement: Beim Programm unternehmensWert:Mensch können KMU ein wertvolles gefördertes Beratungsangebot nutzen.

06.04.2022Lesezeit 6 Minuten

Stellen Sie sich vor, über Nacht erscheint eine gute Fee und erfüllt Ihnen drei Wünsche: Die digitale Lösung für Ihre Geschäftsprozesse ist gefunden. Schriftliche Arbeitsaufträge, klare Regeln und feste Verantwortlichkeiten sorgen für mehr Transparenz und einen besseren Wissenstransfer in Ihrem Unternehmen. Und die Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden nimmt dank einer Software an Fahrt auf. Alles nur ein Traum?

Mit unternehmensWert:Mensch (uWM) haben bereits Tausende von Unternehmen individuelle, auf sie zugeschnittene Lösungen für ihre Probleme entdeckt und Schritte umgesetzt. Hinter dem Namen verbirgt sich ein Förderprogramm des Ministeriums für Arbeit und Soziales sowie des Europäischen Sozialfonds, das kleinen und mittleren Unternehmen auf unkompliziertem Wege mit finanzieller Unterstützung und Manpower für einige Monate unter die Arme greift. Da die Beschäftigten eingebunden werden, können nachhaltige und für das Unternehmen und die Mitarbeitenden passende Maßnahmen entwickelt und verwirklicht werden. Wer jetzt schnell ist, kann sich noch bis 31. Mai 2022 bei einer der bundesweit 76 Erstberatungsstellen (siehe Steckbriefe) bewerben, einen Beratungsscheck holen und loslegen.

Rund 3.000 kleine und mittlere Unternehmen mit insgesamt etwa 100.000 Beschäftigten haben sich bislang für das Beratungsangebot von unternehmensWert:Mensch – und damit für den ersten Schritt zu einer mitarbeiterorientierten und zukunftsfähigen Personalpolitik – entschieden. Handwerksbetrieb, Softwarehersteller, Reiseveranstalter, Restaurant oder Kindertagesstätte: Sie alle haben sich in einem mehrmonatigen begleiteten Prozess auf den Weg gemacht. Ja, das kostet (etwas) Zeit und Engagement von Unternehmens- und Beschäftigtenseite. Aber sie werden von zertifizierten Beraterinnen und Beratern, durch deren Know-how und ein strukturiertes Vorgehen unterstützt. Die Kosten sind überschaubar, denn KMU erhalten bis zu 80 Prozent erstattet.

Schnelle Entscheidungsprozesse

„Wir hatten zunehmend Situationen, in denen Entscheidungen verlangsamt und erschwert wurden“, sagt Jan Saathoff, Organisationsentwickler bei Seibert Media, einem Softwarehersteller und IT-Dienstleister in Wiesbaden. „Wir sind ein voll agiles Unternehmen. Wir überprüfen uns ständig: Inspect und Adapt sind unsere DNA.“ Ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigenverantwortung sind gelebter Alltag. In der Produktentwicklung wird mit agilen Methoden wie Scrum und Kanban gearbeitet. Hierarchien sind abgeschafft, man arbeitet auf Augenhöhe. Alle haben ein Mitspracherecht. Bei 230 Mitarbeitenden und täglich neu hinzukommenden KollegInnen eine Herausforderung. „Je mehr Leute, desto mehr Ideen und Meinungen“, erzählt Jan Saathoff, „wir brauchten einen Plan.“

Da kam die Unterstützung durch unternehmensWert:Mensch gerade recht. Häufig war nicht klar, wer wann welche Entscheidungen treffen kann, soll oder darf. Oft hatten die Lauten das Sagen. Nach der obligatorischen uWM-Erstberatung entwickelten Jan Saathoff und ein Team gemeinsam mit uWM-autorisierten ProzessberaterInnen ein stimmiges, ganzheitliches Maßnahmenprogramm. Im Mittelpunkt standen die Themen Personalführung, Kompetenzvermittlung und Gesundheit.
Workshops zu den Themen „Kollegiale Führung, achtsames Führen, Teamführung, Meetings leiten, Verhandlungskompetenz und Konfliktmoderation“ machten die Mitarbeitenden fit. „Jeder, der wollte, konnte teilnehmen. Insgesamt haben wir rund 100 Leute geschult.“ Mithilfe der ProzessberaterInnen wurden Prozesse und Rollen entwickelt oder verbessert und stabile Strukturen eingeführt, die unter anderem schnellere Entscheidungen ermöglichen.

Notizen Zukunftssicheres Personalmanagement
© Seibert Media - Die genaue Bedarfsplanung bei Seibert Media war zeitaufwendig, aber hat sich gelohnt.

Zehn Beratertage standen zur Verfügung. Die genaue Planung der individuellen Bedürfnisse nahm am meisten Zeit in Anspruch. „Das hat sich aber am Ende ausgezahlt, da wir im Laufe der Beratung nicht mehr viel nachsteuern mussten“, sagt Jan Saathoff. Und er bestätigt: „uWM hat uns geholfen, besser zu verstehen, wo unsere Probleme liegen, und gezielt zu reagieren.“

Erfolgreiche Umstellung auf digitale Tools

Bei „Tom & Sally’s“ – einer Salatbar mit heute vier Filialen in Gießen, Marburg, Wetzlar und Wiesbaden – sorgen 110 Mitarbeitende und sieben Auszubildende in hauseigener Produktion für eine frische, leichte und dennoch sättigende Mittagsmahlzeit und reibungslose Auslieferung. „Tom & Sally’s“ beliefert in erster Linie Firmenkunden – seit der Pandemie auch im Homeoffice. Das Konzept von „Quick Fresh Food“ überzeugt: Mehr als 1.000 Salate wandern täglich über die Tresen in den Filialen oder per Kurier an ihre Kundinnen und Kunden.

Durch das schnelle Wachstum bei „Tom & Sally’s“ innerhalb weniger Jahre stiegen auch der Produktions-, Logistik- und Mitarbeiteraufwand enorm an. „Als Systemgastronomie waren wir auf digitale Hilfsmittel zur Bewältigung aller standardisierten Prozesse angewiesen“, sagt Gründer und Geschäftsführer Tobias Voigt, „uns fehlten aber die notwendigen Ressourcen.“ Genau hier setzt der Programmzweig unternehmensWert:Mensch plus (uWM plus) an. Das Förderangebot hilft dabei, die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend einzusetzen. Unternehmensleitung und Beschäftigte erhalten Hilfe bei der Umstellung auf digitale Prozesse, Arbeitsmittel und Kommunikationsformen.

Mitarbeiterin Tom und Sallys
© Tom und Sally’s - Die Einführung eines Webshops war Teil der digitalen Erweiterung der Betriebsprozesse.

„Unser oberstes Ziel ist, die Bedürfnisse unserer KundInnen und Mitarbeitenden zu erfüllen“, sagt Tobias Voigt. „Für beide Zielgruppen war das Bedürfnis gestiegen, mittels digitaler Technologien effektive und professionelle Lösungen für unsere Abläufe umzusetzen.“ Zwei Beispiele hierfür sind das Bestellverfahren für den Lieferservice und die Personaleinsatzplanung: Die Bestellannahme erfolgte lange Zeit ausschließlich über E-Mail, Fax und Telefon, während die Schichtpläne für das Personal mit Exceltabellen erstellt wurden. Heute nutzen die Mitarbeitenden sowohl für die Schichtplanung als auch die Zeiterfassung eine App. Kunden bestellen im Webshop. Darüber hinaus konnte „Tom & Sally’s“ den Ladenverkauf und den Lieferservice in einem digitalen Kassensystem vereinen.

Beteiligung der Mitarbeitenden erhöht Akzeptanz

Um Lösungen zu entwickeln und Umsetzungsvorschläge zu erarbeiten, trafen sich drei bis fünf Mitarbeitende sechs Monate lang in regelmäßigen Abständen mit einem für uWM plus autorisierten Prozessberater. Die Geschäftsleitung war punktuell beteiligt, begutachtete die Ideen und entschied über Neuerungen. Tobias Voigt schätzte an uWM plus besonders die Einbindung seiner KollegInnen. „Es ist erstaunlich, welche kreativen Lösungen sie gefunden haben. Die starke Beteiligung hat die Akzeptanz, etwas Neues umzusetzen, deutlich erhöht.“
Bei uWM plus arbeiten ProzessberaterInnen mit sogenannten Lern- und Experimentierräumen, eine Methode des Arbeitens 4.0, die sehr beteiligungsorientiert ist. Dadurch können auch die Beschäftigten, die der Digitalisierung kritisch gegenüberstehen, frühzeitig eingebunden werden. „Unser Prozessberater Martin Lacroix hat den Prozess gesteuert und sich regelmäßig mit den Verantwortlichen getroffen. Unser gemeinsames Ziel war, dass am Ende mindestens zwei Projekte umgesetzt sein müssen. Das haben wir geschafft.“

Den zeitlichen Aufwand sieht Tobias Voigt als gerechtfertigt und notwendig an. „Wir haben alle profitiert, und die durch uWM plus gelernte Art der Projektsteuerung nutzen wir seither für unsere Zusammenarbeit.“ Die Erfahrungen halfen dem Unternehmen auch in Bezug auf das Krisenmanagement während der Pandemie. Mitarbeitende konnten bei notwendigen Anpassungen, wie den Homeoffice-Lieferungen, auf die erlernten Fähigkeiten und agilen Methoden aus uWM plus zurückgreifen. Sie entwickelten selbstständig und zielorientiert Lösungen.

Informationen zu unternehmensWert:Mensch (uWM)

Schritt eins: die Erstberatung

Der konkrete Handlungsbedarf der Unternehmen wird im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung in einer regionalen Erstberatungsstelle ermittelt. Die ErstberaterInnen erforschen gemeinsam mit den Betrieben die Handlungsbedarfe, sind erste AnsprechpartnerInnen bei allen Fragen rund um unternehmensWert:Mensch und fungieren auch als Lotsen zu weiteren hilfreichen Angeboten. Beratungsschecks können bei noch vorhandenen Beratungskontingenten der Erstberatungsstelle ausgestellt werden, vorausgesetzt, die zur Verfügung stehenden Fördermittel sind noch nicht ausgeschöpft. Deshalb: Wer zuerst kommt …

Beratungsscheck und Kosten

Insgesamt gibt es vier Programme: uWM, uWM plus, „Gestärkt durch die Krise“ und „Women in Tech“. Unternehmen erhalten nach einem Vorgespräch bei der Erstberatungsstelle einen Scheck für das jeweils passende Programm – dies ist zugleich der Startschuss! Die Unternehmen können sofort loslegen. In der anschließenden Prozessberatung werden gemeinsam mit den Beschäftigten passgenaue Lösungen entwickelt und umgesetzt.
Hat ein Unternehmen nach sechs beziehungsweise drei Monaten seine Prozessberatung beendet, stellt es den Antrag auf Kostenerstattung in Höhe der Förderquote und reicht den sogenannten Verwendungsnachweis ein. Ein bis drei Monate nach Ende der Maßnahme spricht die Erstberatungsstelle nochmals mit dem Unternehmen, um mit etwas zeitlichem Abstand die Entwicklungen Revue passieren zu lassen.

Hier finden Sie Ihre nächstgelegene Erstberatungsstelle.

Fristen für 2022

Programme uWM und uWM plus
Letzter Termin bei der Erstberatungsstelle: 31.5.2022.
Durchführung Prozessberatung: sechs Monate bis 30.11.2022.

Programme „Gestärkt durch die Krise“ und „Women in Tech“
Letzter Termin bei der Erstberatungsstelle: 31.8.2022.
Durchführung Prozessberatung: drei Monate bis 30.11.2022.

In allen Fällen empfiehlt es sich, spätestens eine Woche vorab bei der Erstberatungsstelle anzufragen.

Wer steht dahinter?

unternehmensWert:Mensch wird gespeist aus dem Expertenwissen der Initiative Neue Qualität der Arbeit und steht im Kontext der Fachkräfte-Offensive der Bundesregierung. Finanziert wird das Programm aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) und des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS).

Das bundesweite Programm unternehmensWert:Mensch unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, eine zukunftsfähige und mitarbeiterorientierte Personalpolitik zu entwickeln. Lösungen sollten zur spezifischen Situation im Unternehmen passen und von allen Beteiligten gemeinsam getragen werden. Beratungen gibt es in vier Handlungsfeldern: Personalführung, Chancengleichheit & Diversity, Gesundheit sowie Wissen & Kompetenz.

Die Ziele

  • kleine und mittlere Unternehmen für zukünftige Herausforderungen sensibilisieren
  • den Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung einer mitarbeiterorientierten Personalpolitik konkrete Unterstützung bieten
  • kleine und mittlere Unternehmen befähigen, auf die vielfältigen betrieblichen Herausforderungen, die die Veränderungen der Arbeitswelt sowie des demografischen Wandels mit sich bringen, eigenständig angemessen zu reagieren
  • in den Unternehmen eine Unternehmenskultur etablieren, die zur motivations-, gesundheits- und innovationsförderlichen Gestaltung der Arbeits- und Produktionsbedingungen wie auch zur Fachkräftegewinnung und -bindung beiträgt

Um diese Ziele zu erreichen, setzt unternehmensWert:Mensch auf professionelle Prozessberatung unter Beteiligung der Beschäftigten. Zertifizierte BeraterInnen erarbeiten gemeinsam mit der Unternehmensführung und Beschäftigten maßgeschneiderte Konzepte und Maßnahmen für eine erfolgreiche Personalpolitik.

Mögliche Themenfelder

Verbesserung der Arbeitsabläufe und Organisation, Zeitmanagement, Training der Führungskräfte, Regelung von Verantwortlichkeiten, Betriebsklima verbessern, Motivation erhöhen, Aufbau eines Kommunikationssystems, Stellenprofilerstellung, Analyse von fehlenden Kompetenzen, Reduzierung von anhaltend hoher Arbeitsbelastung, Maßnahmen gegen hohe Mitarbeiterfluktuation, Stressvermeidung und -bewältigung, Wissenstransfer, Vereinbarkeit Familie und Beruf, Mitarbeitergesundheit sowie viele weitere Fragestellungen in Bezug auf die Beschäftigten des Unternehmens.

Kostenüberblick und Voraussetzungen

Die Beratung kann maximal zehn Tage dauern und maximal 1.000 Euro pro Beratungstag kosten. Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten erhalten bis zu 80 Prozent Zuschuss zu den Kosten der Prozessberatung, Unternehmen mit zehn bis 249 Beschäftigten bis zu 50 Prozent. Die Restkosten tragen die Unternehmen selbst. Der Termin für eine kostenlose Erstberatung in einer Erstberatungsstelle ist Voraussetzung. Wird dann ein Beratungsscheck ausgestellt, kann die darauffolgende Prozessberatung finanziell gefördert werden.

Wer ist förderberechtigt?

Förderberechtigt sind Unternehmen, die folgende Kriterien erfüllen:

  • Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland
  • Jahresumsatz weniger als 50 Millionen Euro oder Jahresbilanzsumme geringer als 43 Millionen Euro
  • mindestens zweijähriges Bestehen des Unternehmens
  • weniger als 250 Beschäftigte
  • mindestens eine/-n sozialversicherungspflichtige/-n Beschäftigte/-n in Vollzeit (Die Berechnung erfolgt nach Jahresarbeitseinheiten. Teilzeitbeschäftigte können anteilig berücksichtigt werden.)

Mehr zum Ablauf des Programms unternehmensWert:Mensch

Der Aufholprozess der Digitalisierung im Mittelstand ist im Gange, staatliche Maßnahmenpakete wurden aufgelegt, der Erwerb von Digitalkompetenzen wird gefördert. Das Förderangebot uWM plus hilft dabei, die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend einzusetzen. Die Unternehmensleitung und ihre Beschäftigten erhalten Hilfestellung bei der Umstellung auf digitale Prozesse, Arbeitsmittel und Kommunikationsformen.

Ziele

  • passgenaue Lösungen für die digitale Transformation entwickeln
  • innovative Arbeitskonzepte erproben

Mögliche Themenfelder können sein: Wo ergeben sich durch die Digitalisierung neue Geschäftsfelder? Wie können Sie digitale Technologien nutzen, um die Arbeit zu erleichtern? Welche gesundheitlich belastenden Tätigkeiten können Maschinen und digitale Assistenzsysteme übernehmen? Und viele mehr …

Förderung, Kosten und Voraussetzungen

Die Förderung umfasst maximal zehn Beratungstage, die Förderquote beträgt 80 Prozent. 
Das heißt: 20 Prozent des förderfähigen Beratungshonorars sind von den Unternehmen als Eigenanteil aufzubringen. Förderzeitraum: sechs Monate. Die Voraussetzungen für die Förderung sind identisch mit jenen des Programms unternehmensWert:Mensch.

„Gestärkt durch die Krise“ heißt der neue Programmzweig der INQA-Beratung unternehmensWert:Mensch. Er nimmt die Erfahrungen der COVID-19-Pandemie zum Anlass, um Betriebe künftig krisensicherer aufzustellen.

Ziele

  • Verbesserung des Krisenmanagements
  • Identifikation und Mitgestaltung notwendiger Veränderungen der Arbeitsorganisation
  • Aufbau einer widerstandsfähigen und innovationsbereiten Unternehmenskultur
  • Chancen der virtuellen Kommunikation, der Personalführung auf Distanz sowie von Homeoffice-Lösungen erkennen und nutzen

Themenfelder bei „Gestärkt durch die Krise“ können sein: Prozesse der Strategieentwicklung und -anpassung und die damit einhergehenden Veränderungen der Arbeitsorganisation, Aufbau eines effektiven Krisenmanagements inklusive Krisenplan und Krisenkommunikationsplan, Etablierung und Umsetzung von orts- und zeitunabhängiger digitaler Zusammenarbeit, Neudenken der Organisations- und Führungskultur sowie die Einbindung der Mitarbeitenden.

Förderung, Kosten und Voraussetzungen

Im Programmzweig „Gestärkt durch die Krise“ wird eine beteiligungs- und prozessorientierte Beratung im Umfang von fünf Beratungstagen zu je 1.000 Euro gefördert. 80 Prozent der Beratungskosten werden übernommen. 20 Prozent zahlt das Unternehmen selbst. Die Voraussetzungen für die Förderung sind identisch mit jenen des Programms unternehmensWert:Mensch.

Mehr zum Ablauf des Programms „Gestärkt durch die Krise“

Die IT- und Tech-Branche ist eine wesentliche Zukunftsbranche der Digitalisierung. Doch trotz hohen Fachkräftebedarfs sind Frauen hier deutlich unterrepräsentiert – etwa aufgrund arbeitskultureller Aspekte und Stereotypen.

Ziele

  • Frauen den Zugang zur IT-Branche erleichtern und sie langfristig im Beruf halten
  • mehr Gleichstellung gewährleisten und das Personalmanagement ganzheitlicher und diversitätsorientierter aufstellen. Das beinhaltet auch LSBTI*-Personen (lesbisch, schwul, bisexuell, trans* und inter*).

Förderung, Kosten und Voraussetzung

Beratungsschecks für den Programmzweig „Gestärkt durch die Krise“ können bei noch vorhandenen Beratungskontingenten der Erstberatungsstelle bis einschließlich 31.8.2022 ausgestellt werden (vorausgesetzt, die zur Verfügung stehenden Fördermittel sind noch nicht ausgeschöpft). 80 Prozent der Beratungskosten werden übernommen. Gefördert werden bis zu fünf Beratungstage. Der Beratungsprozess soll drei Monate nicht unterschreiten. Die Voraussetzungen für die Förderung sind identisch mit jenen des Programms unternehmensWert:Mensch.

Mehr zum Ablauf des Programms „Women in Tech“

 

Autor: Annette Vorpahl
Titelfoto: © iStock/Cecilie_Arcurs