Die T-Systems ist der Plattformbetreiber des Lieferantenportals der BA. Über das Lieferantenportal wurden bislang nur Bestellprozesse abgewickelt. Nun steht das Lieferantenportal auch zur Rechnungsstellung zur Verfügung.
Voraussetzungen für die Rechnungsstellung
Lieferanten, die an das Lieferantenportal der BA angebunden sind, können zusätzlich zur OZG-RE das Lieferantenportal der BA zur Rechnungsstellung nutzen – vorausgesetzt, die Bestellung zur Rechnung wurde über das Lieferantenportal ausgelöst.
Die Funktionalität zur Erstellung elektronischer Rechnungen muss jedoch erst freigeschaltet werden. Nähere Informationen zum Prozess der Freischaltung können dem „Merkblatt für Lieferanten, die an das Lieferantenportal der BA angebunden sind“ im Downloadbereich auf dieser Webseite entnommen werden. Grundsätzlich müssen sich die Lieferanten hierfür an den Plattformbetreiber wenden.
Technische Voraussetzungen sind ein Internetzugang, ein gängiger Browser sowie Ihre Zugangsdaten für das Lieferantenportal. Letztere stehen Ihnen bereits für das Entgegennehmen von Bestellungen zur Verfügung.
Anforderungen an die Rechnungsstellung und Übertragungswege
Die Anforderungen an die Rechnungsstellung am Lieferantenportal der BA sind relativ leicht zu erfüllen, denn das Portal erzeugt aus den Bestell- und Stammdaten automatisch einen Rechnungsentwurf. Im Regelfall sind die verpflichtenden Rechnungsdaten daher bereits voreingestellt. Die Daten können bei Bedarf manuell korrigiert werden. Nur spezifische oder besondere Daten müssen ergänzt werden (siehe nachfolgende Tabelle). Die fertige Rechnung wird per Mausklick an die BA übersandt.
Übersicht: wichtige Informationen zur E-Rechnung
| Rechnungsbestandteil | Anforderung |
|---|---|
| Ungeplante Nebenkosten | Zusätzliche Kosten sind als eigene Position zu erfassen. Diese Position muss als „Lieferkosten“ betitelt werden. |
| Liefer- und Leistungszeiträume | Liefer- und Leistungszeiträume dürfen nicht auf Positionsebene angegeben werden sondern auf Belegkopfebene (Reiter Liefer- und Zahlungsbedingungen). |
Über das Lieferantenportal der BA können keine Anhänge hochgeladen werden. Anhänge zu Rechnungen (zum Beispiel Lieferscheine oder Leistungsnachweise) müssen weiterhin auf dem mit der BA abgestimmten Weg, übermittelt werden. Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.), sind weiterhin papiergebunden zu übermitteln.
Im Lieferantenportal der BA können Rechnungen auch im xCBL-Format hochgeladen werden. XRechnungen im XML-Format lassen sich nicht hochladen. Dafür steht Ihnen die OZG-RE zur Verfügung.
Unterstützung bei Fragen
Bei technischen Fragen zum Lieferantenportal der BA wenden Sie sich bitte an den Plattformbetreiber T-Systems. Eine Support E-Mail-Adresse ist dort für Rechnungssteller eingerichtet: support.e-procurement@mms-dresden.de. Außerdem finden Sie im Lieferantenportal Bedienhilfen und Dokumentationen zur E-Rechnung.
Bei inhaltlichen Fragen zur E-Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner bei der BA.
Weitere Informationen können Sie auch dem "Merkblatt für Lieferanten, die an das Lieferantenportal der BA angebunden sind" im Downloadbereich dieser Webseite entnehmen.