Antworten auf häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden. 

Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen ausgenommen, 

• die nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden, 
• die geheimhaltungsbedürftig sind,
• die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland unterliegen,
• die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe bei elektronischen Rechnungen. Sie funktioniert wie eine Adresse. Anhand der Leitweg-ID können Rechnungen als BA-Rechnungen erkannt werden. Bei elektronischen Rechnungen muss die Leitweg-ID in unveränderter Form angegeben werden

Die BA hat für jede Dienststelle eine eigene Leitweg-ID. So können die Rechnungen innerhalb der BA an die zuständigen Bearbeiterinnen und Bearbeiter verteilt werden. Als Rechnungssteller können Sie mit jeder Bestellung unterschiedliche Leitweg-IDs übermittelt bekommen.

Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung sparen Sie Papier- und Portokosten und vermeiden Medienbrüche. Außerdem können Ihre unternehmensinternen Prozesse und Abläufen dadurch effektiver werden – nicht zuletzt, weil der Aufwand für manuelle Rechnungsbearbeitung weniger wird.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk, über das Organisationen geschäftliche Dokumente austauschen können – zum Beispiel elektronische Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von PEPPOL.

Mit der PEPPOL-ID lässt sich ein Empfängers innerhalb der PEPPOL-Infrastruktur adressieren. Zur Adressierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland wird die Leitweg-ID eingesetzt. Sie ist Teil des XRechnungs-Formats. Die PEPPOL-ID und die Leitweg-ID können identisch sein. Das richtet sich nach den Vorgaben im jeweiligen Bundesland.

XML (Extensible Markup Language) ist eine maschinenlesbare Sprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in einer Textdatei. XML hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Standard bei der Datenübermittlung entwickelt. Der Datenaustauschstandard XRechnung nutzt XML.

Hierfür hat der IT-Planungsrat der Bundesregierung ein Prüfmodul für XRechnungen (XML-Validator) bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beauftragt.

Das Prüfmodul steht öffentlich zur Verfügung und prüft elektronische Rechnungen nach bestimmten Regeln.

Unternehmen oder Software-Anbieter können das Prüfmodul und die Referenz-Implementierung für ihre elektronischen Rechnungen nutzen. Das gilt auch für Dritte, die elektronische Rechnungen im Auftrag für Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber übermitteln.
Die XML-Validator und die Referenz-Implementierung verdeutlichen den Mechanismus der E-Rechnung.

Die Lösung basiert auf Open Source und kann IT-Entwicklern als Vorbild für die eigene Anwendungen dienen.

Perspektivisch werden alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie 2014/55/EU betroffen sind, bundesweit einheitlich den Datenaustauschstandard XRechnung einsetzen. Auftragnehmer können somit zukünftig elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber übermitteln.

Nein, digital signierte PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen, da sie nicht dem Datenaustauschstandard XRechnung entsprechen. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Datenformat übertragen werden.

Durch die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) sind Sie verpflichtet, die Bestellnummer auf Ihrer elektronischen Rechnung anzugeben. Die Bestellnummer wird Ihnen bereits bei der Bestellung durch die Auftraggeberin oder den Auftraggeber bei der BA mitgeteilt.