Antworten auf Fragen zur Rechnungsstellung
Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden.
Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen ausgenommen,
- die nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden,
- die geheimhaltungsbedürftig sind,
- die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland unterliegen,
- die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe bei elektronischen Rechnungen. Sie funktioniert wie eine Adresse. Anhand der Leitweg-ID können Rechnungen als BA-Rechnungen erkannt werden. Bei elektronischen Rechnungen muss die Leitweg-ID in unveränderter Form angegeben werden.
Sie erhalten die Leitweg-ID zusammen mit der Bestellung von der jeweiligen Bestellerin oder dem Besteller der BA.
Die BA hat für jede Dienststelle eine eigene Leitweg-ID. So können die Rechnungen innerhalb der BA an die zuständigen Bearbeiterinnen und Bearbeiter verteilt werden. Als Rechnungssteller können Sie mit jeder Bestellung unterschiedliche Leitweg-IDs übermittelt bekommen.
Durch die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) sind Sie verpflichtet, die Bestellnummer auf Ihrer elektronischen Rechnung anzugeben. Die Bestellnummer wird Ihnen bereits bei der Bestellung durch die Auftraggeberin oder den Auftraggeber bei der BA mitgeteilt.
Nein, die zusätzliche Abgabe einer Papierrechnung ist nicht erlaubt. Jede Rechnung darf nur einmal eingehen.
Nein, digital signierte PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen, da sie nicht dem Datenaustauschstandard XRechnung entsprechen. Sie können nicht an die BA übermittelt werden.
Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Datenformat muss die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglichen.
Korrigierte E-Rechnungen können Sie über die OZG-RE übermitteln. Geben Sie in der Korrektur-Rechnung dieselbe Leitweg-ID und Bestellnummer an wie in der ursprünglichen Rechnung.
Alternativ können Sie die korrigierte Rechnung auch auf dem Postweg an die Bestellerin oder den Besteller bei der BA senden.
In diesem Fall müssen Sie Ihren jeweiligen Ansprechpartner bei der BA kontaktieren.
Gutschriften zu E-Rechnungen können Sie über die OZG-RE elektronisch übermitteln. Aus der Gutschrift muss hervorgehen, welche Rechnung gemindert werden soll. Geben Sie außerdem die Leitweg-ID und Bestellnummer identisch zur Rechnung an.
Mahnungen zu elektronischen Rechnungen können Sie wie folgt an die BA versenden:
- per E-Mail an: Service-Haus.63-Rbst-Erechnung@arbeitsagentur.de
- oder per Post an: BA-Service-Haus, Rechnungsbearbeitung, Regensburger Straße 104, 90478 Nürnberg
Mahnungen zu Papierrechnungen müssen Sie wie bisher an die Bestellerin oder den Besteller bei der BA übermitteln.
Als Lieferant sind Sie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für die Archivierung Ihrer Ausgangsrechnungen selbst verantwortlich.