Antworten auf häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden. 

Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen ausgenommen, 

• die nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden, 
• die geheimhaltungsbedürftig sind,
• die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland unterliegen,
• die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe bei elektronischen Rechnungen. Sie funktioniert wie eine Adresse. Anhand der Leitweg-ID können Rechnungen als BA-Rechnungen erkannt werden. Bei elektronischen Rechnungen muss die Leitweg-ID in unveränderter Form angegeben werden.

Sie erhalten die Leitweg-ID zusammen mit der Bestellung von der jeweiligen Bestellerin oder dem Besteller der BA.

Die BA hat für jede Dienststelle eine eigene Leitweg-ID. So können die Rechnungen innerhalb der BA an die zuständigen Bearbeiterinnen und Bearbeiter verteilt werden. Als Rechnungssteller können Sie mit jeder Bestellung unterschiedliche Leitweg-IDs übermittelt bekommen.

Durch die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) sind Sie verpflichtet, die Bestellnummer auf Ihrer elektronischen Rechnung anzugeben. Die Bestellnummer wird Ihnen bereits bei der Bestellung durch die Auftraggeberin oder den Auftraggeber bei der BA mitgeteilt.

Rechnungen, die ohne eine Bestellnummer übermittelt werden, können innerhalb der BA nicht automatisch zugeordnet werden. Dies kann zu Verzögerungen bei der Auszahlung und Rückfragen beim Lieferanten führen.

Nein, die zusätzliche Abgabe einer Papierrechnung ist nicht erlaubt. Jede Rechnung darf nur einmal eingehen.

Nein, digital signierte PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen, da sie nicht dem Datenaustauschstandard XRechnung entsprechen. Sie können nicht an die BA übermittelt werden.

Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Datenformat muss die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglichen.

Korrigierte E-Rechnungen können Sie über die OZG-RE übermitteln. Geben Sie in der Korrektur-Rechnung dieselbe Leitweg-ID und Bestellnummer an wie in der ursprünglichen Rechnung.

Alternativ können Sie die korrigierte Rechnung auch auf dem Postweg an die Bestellerin oder den Besteller bei der BA senden.

In diesem Fall müssen Sie Ihren jeweiligen Ansprechpartner bei der BA kontaktieren.

Gutschriften zu E-Rechnungen können Sie über die OZG-RE elektronisch übermitteln. Aus der Gutschrift muss hervorgehen, welche Rechnung gemindert werden soll. Geben Sie außerdem die Leitweg-ID und Bestellnummer identisch zur Rechnung an.

Mahnungen zu elektronischen Rechnungen können Sie wie folgt an die BA versenden:

• per E-Mail an: Service-Haus.63-Rbst-Erechnung@arbeitsagentur.de
• oder per Post an:  BA-Service-Haus, Rechnungsbearbeitung, Regensburger Straße 104, 90478 Nürnberg 

Mahnungen zu Papierrechnungen müssen Sie wie bisher an die Bestellerin oder den Besteller bei der BA übermitteln.

Als Lieferant sind Sie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für die Archivierung Ihrer Ausgangsrechnungen selbst verantwortlich.

Nein, es bleibt Ihnen als Rechnungsteller überlassen, wann Sie welche Plattform nutzen. Diese darf für jede E-Rechnung unterschiedlich sein.

Wenn Sie als Lieferant an das Lieferantenportal der BA angebunden sind: Sofern Sie Ihre E-Rechnungen manuell über die Eingabemaske erfassen, ist das Lieferantenportal der BA die komfortablere Lösung. Die Bestelldaten für die Rechnung werden bereits automatisch übernommen, Ihr Eingabeaufwand ist minimal gegenüber der Rechnungsstellung über der OZG-RE.

Ja, alle Rechnungen mit Bestellbezug können Sie auch über die OZG-RE einreichen.

Es sind keine besonderen IT-technischen Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung erforderlich.

Haben Sie keine eigene Software für das Erstellen von XRechnungen, nutzen Sie einfach die webbasierten Eingabemasken der OZG-RE oder des Lieferantenportals der BA für Ihre Rechnungsstellung. Dafür brauchen Sie lediglich einen Internetzugang.

Über die OZG-RE kann jeder Lieferant eine Testrechnung erstellen und diese an das Testsystem der BA senden. Dazu ist eine Anmeldung auf der Testinstanz der OZG-RE erforderlich. Der Link zum Testsystem lautet: https://test.xrechnung-bdr.de/edi/home.

Die Leitweg-IDs zum Routen der Test-Rechnungen innerhalb der BA entsprechen den produktiven Leitweg-IDs, die von der BA bereit gestellt werden. Der Testzugang an der OZG-RE wird automatisch bei der Registrierung vergeben. Liegt kein Testzugang vor, hilft Ihnen die Bundesdruckerei weiter. Schreiben Sie dazu eine E-Mail an sendersupport-xrechnung@bdr.de.

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Plattformbetreiber.

Bei der OZG-RE hilft Ihnen die Bundesdruckerei weiter, E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de.

Für das Lieferantenportal der BA ist die T-Systems zuständig, E-Mail: support.e-procurement@mms-dresden.de.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk, über das Organisationen geschäftliche Dokumente austauschen können – zum Beispiel elektronische Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von PEPPOL.

Mit der PEPPOL-ID lässt sich ein Empfänger innerhalb der PEPPOL-Infrastruktur adressieren. Zur Adressierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland wird die Leitweg-ID eingesetzt.

XML (Extensible Markup Language) ist eine maschinenlesbare Sprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in einer Textdatei. XML hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Standard bei der Datenübermittlung entwickelt. Der Datenaustauschstandard XRechnung nutzt XML.

Hierfür hat der IT-Planungsrat der Bundesregierung ein Prüfmodul für XRechnungen (XML-Validator) bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beauftragt.

Das Prüfmodul steht öffentlich zur Verfügung und prüft elektronische Rechnungen nach bestimmten Regeln.

Unternehmen oder Software-Anbieter können das Prüfmodul und die Referenz-Implementierung für ihre elektronischen Rechnungen nutzen. Das gilt auch für Dritte, die elektronische Rechnungen im Auftrag für Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber übermitteln.
Die XML-Validator und die Referenz-Implementierung verdeutlichen den Mechanismus der E-Rechnung.

Die Lösung basiert auf Open Source und kann IT-Entwicklern als Vorbild für die eigene Anwendungen dienen.

Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung sparen Sie Papier- und Portokosten und vermeiden Medienbrüche. Außerdem können Ihre unternehmensinternen Prozesse und Abläufe dadurch effektiver werden – nicht zuletzt, weil der Aufwand für manuelle Rechnungsbearbeitung weniger wird.

Perspektivisch werden alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie 2014/55/EU betroffen sind, bundesweit einheitlich den Datenaustauschstandard XRechnung einsetzen. Auftragnehmer können somit zukünftig elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber übermitteln.