10.02.2026 - Matthias Haft -4 MinutenRichtig führen
Was sind die Gründe für Fehlzeiten? Und in welchen Situationen können Führungskräfte und Personalabteilungen einer allzu hohen Fehlzeitenquote entgegenwirken? Faktor A beleuchtet die Ursachen und gibt Tipps, wie Arbeitgeber die Dynamik stetig steigender Fehlzeiten durchbrechen können.
Fehlzeiten stören Betriebsabläufe, sie sorgen für Unruhe im Team und gefährden Zielsetzungen – wenn man sie einfach hinnimmt, anstatt mit ihnen zu planen und zu versuchen, sie zu reduzieren. Führungskräfte und Personalverantwortliche sollten sich des Themas Fehlzeiten annehmen, um unnötige Überraschungen zu vermeiden. Der erste Schritt ist die Analyse.
Dass es im Winter zu besonders vielen Krankheitsausfällen kommt, liegt am Dauerbrenner Atemwegserkrankungen, die jedes Jahr die Statistiken des AOK-Fehlzeitenreports anführen: Erkältungen, Grippe- oder Covid-Erkrankungen sind arbeitsplatzunabhängige Ursachen für Fehlzeiten. Sie betreffen alle Belegschaften gleichermaßen, wenngleich es sicher Berufsgruppen gibt, die stärker betroffen sind, etwa Kitapersonal. Erkrankungen sind manchmal langwierig und sorgen auf diese Weise für längere krankheitsbedingte Ausfälle. So können schon mal ganze Teams wegfallen. Das ist ärgerlich, aber zugleich etwas, dem Führungskräfte mit guter Planung begegnen können. Der Januar ist der Monat mit den meisten Krankheitstagen im Team? Wer das weiß, kann dieses Risiko bereits in den Planungen berücksichtigen, z. B. mit einer Priorisierung von Aufgaben.
Ursachen für hohe Fehlzeitenquoten erkennen
Zur Herausforderung werden Fehlzeiten da, wo sie dauerhaft in hohem Maße anfallen. Jedes Team hat gesundheitsbedingte Aufs und Abs. Sollten Teams aber gar nicht mehr aus ihrem Tief kommen, ist es höchste Zeit, Ursachenforschung zu betreiben und dabei nicht davor zurückzuschrecken, auch die verantwortlichen Führungskräfte in den Blick zu nehmen. Hier deutet etwas darauf hin, dass die Ursachen mit dem Arbeitsplatz zusammenhängen könnten. In Teams, die im Vergleich mit anderen Bereichen des Unternehmens überproportional viele Fehlzeiten aufweisen, herrscht womöglich eine schlechte Arbeitssituation mit viel Stress und Überlastung. Auch Missmanagement oder Mobbing könnten auf diese Weise als Ursachen für hohe Fehlzeitenquoten ausfindig gemacht werden.
Überlastungen, insbesondere dann, wenn sie über einen langen Zeitraum hinweg bestehen, machen anfälliger für Krankheiten. Wer körperlich am Limit ist, viele Überstunden leistet und zu wenig schläft, kämpft in der Regel länger mit den Symptomen einer Erkrankung. Wer sich hingegen ausruhen kann, erholt sich schneller und umfassender. Viel Druck am Arbeitsplatz begünstigt zudem, dass Mitarbeitende trotz Krankheit oder unvollständiger Genesung in die Arbeit zurückkehren: ein Ansteckungsrisiko für die Kolleginnen und Kollegen.
Überlastungen haben also indirekte Folgen für die Fehlzeiten im Team. Ungesunde Arbeitsbedingungen können aber auch ganz direkt dafür sorgen, dass Mitarbeitende der Arbeit fernbleiben, ohne dass eine konkrete Erkrankung vorliegt. Eine schlechte Organisation im Team, Mobbing oder fehlende Wertschätzung können Gründe dafür sein, wieso Menschen sich krankmelden, obwohl sie vielleicht gar nicht krank sind. Die innere Kündigung ist ein Warnsignal, wird jedoch meist zu spät erkannt. Der Übergang zu Burnout und anderen psychischen Erkrankungen ist hier jedoch fließend.
Was können Personalabteilungen und Führungskräfte tun?
Es ist wichtig, dass Arbeitgeber solchen Entwicklungen frühzeitig etwas entgegensetzen. Denn Fehlzeiten können eine Dynamik entwickeln, die ganze Teams handlungsunfähig machen kann. Fehlzeiten führen zu mehr Fehlzeiten, was wiederum in erhöhter Personalfluktuation resultiert. Weniger Personal bedeutet noch höhere Belastungen für die verbliebenen Teammitglieder.
Ob bereits eine überproportionale Fehlzeitenquote in einem bestimmten Unternehmensbereich vorliegt, ist für Führungskräfte nicht ohne weiteres erkennbar. Ihnen fehlt meist ein gesamtheitlicher Überblick dazu. Deswegen ist es wichtig, dass Personalabteilung und Führungskraft bei Auffälligkeiten frühzeitig in den Dialog gehen. Führungskräfte wissen, was fachlich gerade in ihrem Team los ist und ob es besondere Belastungen gibt. Die Personalabteilung hingegen kann den Gesamtblick einbringen und beratend zur Seite stehen.
Gibt es also einen akuten Handlungsbedarf, sollte die konkrete Arbeitssituation im Team beleuchtet werden. Gibt es zu viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten? Gibt es womöglich nicht genügend Vertretungen? Sind Anforderungen und Projektstände intransparent und unvollständig kommuniziert? Gibt es womöglich Anzeichen für Mobbing oder andere zwischenmenschliche Probleme? Wird die Führungskraft ihren Verantwortungen nicht gerecht? Je nach Befund kann die Führungskraft oder die Personalabteilung handeln.
So können Arbeitgeber hohen Fehlzeitenquoten vorbeugen
Wichtiger noch als solche akuten Korrekturen sind vorbeugende Maßnahmen, damit es gar nicht erst zu vielen Fehltagen kommt. Zentral ist hier in erster Linie eine realistische Ressourcenplanung mit ausreichendem Personal für die anfallenden Aufgaben – auch bei Urlauben, Erkrankungen und anderen Abwesenheiten. Ohne eine solche werden Überlastungen und zusätzliche Ausfälle nicht zu vermeiden sein. Führungskräfte sollten daher vor allem einen Blick auf die Überstunden im Team haben. Fallen diese in Übermaßen an, könnte das ein Hinweis auf zu wenig Personal sein. In jedem Fall sollte bereits kurzfristig nachjustiert werden, etwa mit Priorisierungen, um die Belastungen schnell wieder herunterzufahren.
Eine transparente Kommunikation sowohl von fachlichen als auch von organisatorischen Angelegenheiten unterstützt ebenfalls, dass Überlastungen gar nicht erst entstehen. Auf diese Weise wissen alle Teammitglieder einerseits, welche Aufgaben und Ziele vor ihnen liegen und andererseits, wie sie sich bei Engpässen gegenseitig unterstützen können. Führungskräfte sollten sensibel die Schwingungen im Team aufnehmen und angemessen darauf reagieren. Dazu gehört auch, Verständnis zu zeigen für Unmut über Arbeitsbelastungen, wenn er nachvollziehbar ist. Wichtiger ist jedoch, den Unmut produktiv zu kanalisieren und gemeinsam Strategien zu entwickeln, die solche Situationen künftig zu vermeiden helfen. Und natürlich hilft es auch mal, aufrichtig Danke zu sagen.
Die Arbeit kann noch so gut organisiert sein und dennoch kann es zu vermehrten Fehlzeiten durch Überlastungen Einzelner kommen. Wir alle sind verschieden. Jeder Mensch hat seine eigene Belastungsgrenze, die zudem nicht nur durch berufliche, sondern auch durch private Herausforderungen überschritten werden kann. Hier können Arbeitgeber im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements eine zusätzliche Unterstützung leisten. Kurse für mentale Gesundheit und zur Stärkung der Resilienz in Stressphasen können dabei helfen, mit Belastungen besser umzugehen. Doch aufgepasst: Solche Kursangebote sollten vor allem begleitend zu handfesten Maßnahmen eingesetzt werden, sonst könnte der Eindruck entstehen, dass ein Unternehmen vor allem die fehlende Belastbarkeit der Belegschaft als Problem sieht.