Verwaltung von Unternehmen durch Unternehmens-Admins und Bevollmächtigte

Erfahren Sie, wie Sie für Unternehmen Konten in unserem Onlineportal verwalten.

Bei der Verwaltung von Onlinekonten der Unternehmen im Portal der Bundesagentur für Arbeit wird zwischen 2 wesentlichen Rollen unterschieden: Unternehmens-Administratoren (Admins) und Bevollmächtigte.

  • Unternehmens-Admins sind Personen, die Unternehmen und deren Bevollmächtigte administrieren können. Sie verfügen über vollumfängliche Rechte und können weitere Unternehmens-Admins und Bevollmächtigte verwalten.
  • Bevollmächtigte sind Personen / Mitarbeitende des Unternehmens, die im Auftrag eines Unternehmens handeln. Diese nutzen ein persönliches Konto mit zugehörigem Unternehmensprofil.

Wichtig:Wichtig: Wenn Sie sich bislang mit Kolleginnen und Kollegen einen Zugang geteilt haben, wird künftig für jede Person ein eigenes Konto benötigt. Jede Person benötigt eine eigene E-Mail-Adresse, da diese als Benutzername dient. Eine E-Mail-Adresse kann nur für ein Konto verwendet werden. 

Wichtig:Wichtig: Um digitale Anträge und Schriftstücke, wie zum Beispiel Bescheide, Schreiben und Nachweise in Ihrem Konto erhalten und mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommunizieren zu können, aktivieren Sie bitte die Funktion zur Online-Kommunikation in Ihrem Profil. Dies gilt auch für Unternehmen, die dies heute bereits aktiviert hatten.

Bestimmung des ersten sowie weiterer Unternehmens-Admins

Die erste Person, die vom Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit einen Freischaltcode für das Unternehmen erhält und diesen einlöst, wird Unternehmens-Admin. Der Freischaltcode kann nach der Anmeldung eingelöst werden, um das Unternehmensprofil anzulegen. Sie können dafür ein neues Konto registrieren oder ein bestehendes verwenden.

Jeder Unternehmens-Admin kann weitere Unternehmens-Admins bestimmen, indem im Bereich „Bevollmächtigte Personen des Unternehmens“ die Rolle (Berechtigung) zugewiesen wird.

Unternehmens-Admins können ohne Antrag neue Bevollmächtigte oder weitere Unternehmens-Admins hinzufügen. Damit liegt die Verwaltung der Berechtigungen voll in der Hand des Unternehmens-Admins, also des Unternehmens. Der Admin kann zeitnah auf Änderungen im Unternehmen reagieren und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzufügen oder ausgeschiedenen die Berechtigung entziehen. 

Personen berechtigen, für das Unternehmen zu handeln

Unternehmens-Admins können im Bereich „Bevollmächtigte Personen des Unternehmens“ weitere Personen (Mitarbeitende des Unternehmens) hinzufügen und ihnen Rollen (Berechtigungen) zuweisen.

Freischaltcodes zur Registrierung weiterer/neuer Personen lassen sich ebenfalls in diesem Bereich erstellen. Dieser von Ihnen erstellte Freischaltcode muss dann an die jeweilige Person ausgehändigt werden, so dass sie ihr Konto mit dem Unternehmensprofil verbinden kann.

Hilfreiche Informationen und Anleitungen

Informationen zur Profilverwaltung: Ein Konto, mehrere Profile

Hinweise bei Nutzung vor Juli 2024

Vor dem 22. Juli 2024 wurden Unternehmens-Admins als „Hauptaccount“ bezeichnet, Bevollmächtigte als „Subaccounts“. Bestehende Konten können weitergenutzt werden. Die Rollen und Begrifflichkeiten wurden zu Unternehmens-Admins beziehungsweise Bevollmächtigten mit entsprechenden Unternehmensprofilen. Bei der ersten Anmeldung werden Sie durch den Wandlungsvorgang geleitet.

Verbessert wurde außerdem:

Antworten auf häufige Fragen

Ja, melden Sie sich mit Ihren bisherigen Zugangsdaten an. Sie werden automatisch durch die Umstellung geführt. Ihre Zugangsdaten bleiben erhalten. Sie ergänzen lediglich eine E-Mail-Adresse und einen zweiten Faktor.

Den Freischaltcode benötigen Sie zur Anlage eines Profils. Um ein Profil (beispielsweise ein Unternehmensprofil) in Ihrem Konto zu verorten, gehen Sie oben auf die Seite und klicken Sie auf „Anmelden“. Wählen Sie die gewünschte Form der Anmeldung aus. Nach Anmeldung klicken Sie auf „Profil“ und dann auf „Profil wechseln“. Anschließend haben Sie (gegebenenfalls mit Zwischenschritt über Klick auf „Profil anlegen“) die Möglichkeit, einen Freischaltcode einzugeben und das Profil anzulegen.

Zur Aktivierung klicken Sie nach Anmeldung auf „Profil“, dann auf „Profil bearbeiten“, „Kommunikationsoptionen“ und anschließend auf „Online-Kommunikation“. Durch Betätigung des ausgegrauten Schalters können Sie die Online-Kommunikation aktivieren.

Weitere Personen registrieren sich mit einer E-Mail-Adresse (typischerweise geschäftlich) und legen danach mit einem Freischaltcode ein Unternehmensprofil an. Der Freischaltcode wird vom Unternehmens-Admin erstellt und direkt an die jeweilige Person ausgehändigt.

Ja, eine Anmeldung mit zweitem Faktor ist verpflichtend. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: BundID, Passkey und Benutzername/E-Mail-Adresse in Kombination mit Passwort und zweitem Faktor (TOTP). Mehr Informationen finden Sie auf der Seite: Sichere und komfortable Anmeldung im Online-Portal.

Ja, dies ist möglich – sogar in einem Konto – indem Sie mit dem Arbeitgeber-Service Kontakt aufnehmen und sich für alle relevanten Unternehmen einen Freischaltcode ausstellen lassen. Sie erhalten dadurch weitere Unternehmensprofile als Unternehmens-Admin im Konto angezeigt.

Im Unternehmensprofil können Vermittlungsvorschläge erst ab mindestens 2 Unternehmensbevollmächtigten nach „Ihre Übersicht“ oder „Gesamtübersicht“ gefiltert werden. Vermittlungsvorschläge können in diesem Fall daher nur über die Gesamtübersicht eingesehen werden.

Ja, Sie können die Löschung Ihres Kontos selbst durchführen, indem Sie auf „Profil“, „Kontoeinstellungen“ und dann im Bereich „Kontonutzung“ auf „Konto löschen“ klicken.

Als bevollmächtigte Person sind Sie für die eServices rund um die Themen Stellenangebote, Vermittlungspostfach, Bewerberinnen und Bewerber sowie Vermittlungsvorschläge freigeschaltet. Die Rolle kann nicht abgewählt werden und steht aktuell allen freigeschalteten Bevollmächtigten zur Verfügung. Als Unternehmens-Admin dürfen Sie zusätzlich alle bevollmächtigten Personen des ausgewählten Unternehmens verwalten und im Auftrag des Unternehmens alle eServices der Bundesagentur für Arbeit und Jobcenter für Unternehmen nutzen.

Als bevollmächtigte Person sind Sie für die Online-Angebote Stellenangebote, Vermittlungsvorschläge, Bewerbungen, Bewerberbörse und Veranstaltungen sowie für das Vermittlungspostfach freigeschaltet.

Bei Fragen oder Problemen mit der Registrierung wenden Sie sich bitte an Ihre interne Ansprechperson oder an den Technischen Support der Bundesagentur für Arbeit unter 0800 4 555501 (gebührenfrei).