Online-Kommunikations-Tools sind in den meisten Unternehmen inzwischen der Standard. Auf digitalem Weg tauschst du schnell Informationen im Team aus. Viele Arbeitsprozesse werden so deutlich effizienter. Zu diesen Tools zählen:

• Messenger, wie Slack oder Videokonferenz-Tools, wie Microsoft Teams
• Plattformen für raschen Datenaustausch und zeitgleiches Arbeiten, wie MS Sharepoint oder Google Drive

Wichtig: Halte die Datenschutzbestimmungen und Kommunikationsregeln deines Ausbildungsunternehmens ein, wenn du ein digitales Tool nutzt. Private Apps und dein privates Smartphone dürfen im beruflichen Kontext in der Regel nicht verwendet werden.

Digitale Tools oder Apps können dir helfen, deine Zeit und Aufgaben zu strukturieren. Dazu zählen:

• digitale Kalender, wie Outlook oder der Google Kalender mit Erinnerungsfunktion
• Projektmanagement-Plattformen, um gemeinsame Aufgaben zu planen, zum Beispiel Asana oder Jira
• To-Do-Apps, die den Arbeitstag strukturieren, wie Microsoft Lists oder To Do von Outlook, mit dem du Aufgaben nachverfolgen kannst

Künstliche Intelligenz erleichtert viele Arbeitsschritte und kann dir wertvolle Zeit im Berufsalltag einsparen, beispielsweise bei diesen Punkten:

• E-Mail-Entwürfe schreiben: KI kann Vorschläge für professionelle Mails oder Antworten liefern
• Übersetzungen: Texte oder Nachrichten schnell in andere Sprachen übersetzen
• Rechtschreibprüfung: Grammatik- und Stilfehler verbessern
• Protokollierung: KI erstellt aus Gesprächen oder Meetings automatisch Notizen

Wichtig: Achte auch bei der Nutzung von KI auf die Datenschutzbestimmungen deines Unternehmens. 

• Arbeite immer über betriebliche Hard- oder Software, nutze auf keinen Fall private Geräte.
• Verwende Platzhalter anstatt von echten Daten, zum Beispiel könnte ein Prompt lauten: „Verfasse mir eine höfliche Antwort an Herrn [Kundenname] zu einer Lieferterminanfrage.“
• Kopiere niemals Original-E-Mails in die KI, aus denen Namen und weitere personenbezogene Daten erkenntlich sind. 

Viele Tools ermöglichen dir ein digitales Lernen (E-Learning). In der Ausbildung kann das unterschiedlich aussehen:

• Übungen und Spiele, um Prüfungsstoff oder Fremdsprachen zu wiederholen
• Karteikarten-Apps zur Festigung von Lerninhalten
• Lern-Apps, die speziell für die Ausbildung entwickelt wurden

Auch Fokus-Apps eröffnen die Möglichkeit, dass du dich besser konzentrieren und ungestört lernen kannst. Das sind Anwendungen, die zum Beispiel den Zugriff auf andere Apps auf deinem Handy für eine bestimmte Zeit sperren. Suche in gängigen App-Stores nach Stichworten wie „Fokus“, „Konzentration“ oder ähnlichem.
 

Künstliche Intelligenz kann dich auch beim Lernen begleiten:

• KI-Tools fassen komplexe Themen leicht verständlich zusammen
• Sie liefern außerdem praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen für schwierige Fragestellungen
• Nutze KI, um dir Beispieltests zu bauen und dir bei Bedarf Schritt für Schritt die Lösung erklären zu lassen

Wichtig:Wichtig: Eine wichtige Kompetenz beim Umgang mit Künstlicher Intelligenz in der Ausbildung ist, die Grenzen der Tools zu erkennen. KI muss eine Unterstützung bleiben und sollte nicht das eigenständige Denken ersetzen. Prüfe immer nach, ob die Aussagen der KI stimmen können und fachlich korrekt sind.
 

Probiere dich aus! Viele Apps oder Plattformen sind kostenlos oder bieten Testversionen an. Wichtig ist, dass sie zu deinem Lebens- oder Lernstil passt und dich nicht zusätzlich ablenkt. Frage Lehrkräfte in der Berufsschule oder in deinem Ausbildungsbetrieb nach. Auch andere Azubis aus höheren Ausbildungsjahren können dir sicher Tipps geben.
 

Das kommt auf das Unternehmen oder die Berufsschule an. In der Regel teilen dir deine Lehrkräfte vor einer Prüfung mit, welche Tools du verwenden darfst. Auf jeden Fall ist es verboten, zur Beantwortung von Prüfungsfragen ein KI-Tool wie ChatGPT zu nutzen.
 

Sprich mit deiner Ausbilderin oder deinem Ausbilder. Vielleicht hast du sogar eine Anwendung im Kopf, die dir und anderen Auszubilden helfen würde. Ansonsten kannst du eigenständig nach Tools suchen, die dich beim Lernen oder bei der Zeitorganisation unterstützen.